Les actions à mener mois par mois

Gestion des finances

• Relancer les retardataires pour les cotisations.
• AnU : clôturer la campagne calendrier au sein de ton unité.

Gestion des bénévoles et de l'animation scoute

• Faire le point en staff d’unité sur la réalisation et la répartition des tâches et des projets liés à l’avancement du contrat d’animation d’unité. 

Gestion des membres - Desk

• Vérifier que toutes les présences (camps et weekends) et les paiements des membres soient bien encodés dans Desk.

Gestion des finances

• Imprimer et transmettre les attestations fiscales aux parents.

Gestion des bénévoles et de l'animation scoute

• Demander aux animateurs responsables de déclarer leur camp dans Desk.
• Organiser le TU et le déclarer dans Desk.
• Rencontrer le staff et faire un premier sondage quant à leurs envies pour l’année prochaine.
• Faire le point sur les formations des animateurs et animatrices.

Gestion des finances

• Payer la facture finale des cotisations (2^e facture).

Gestion des bénévoles et de l'animation scoute

• Prévoir un Conseil d’unité pour définir les besoins en animateurs et animatrices pour l’année suivante, en vue d’anticiper les besoins éventuels en recrutement.
• S’assurer que les animateurs et animatrices aient bien déclaré leur camp dans Desk.

Gestion des membres – Desk

• Vérifier les déclarations de camp dans Desk.

Gestion des finances

• Éventuellement, réceptionner les subsides de l’ONE et transférer l’argent aux sections concernées.
• Solliciter le fonds de solidarité camps si nécessaire.

Gestion des bénévoles et de l'animation scoute

• Suivre et évaluer les explorations avec les pionnier·es et discuter de leurs envies pour l’année prochaine.
• Motiver les staffs à organiser leurs camps.

Gestion des membres – Desk

• (AnU) : si ce n’est pas encore fait, valider le départ en camp de chaque section dans Desk.
• Inscrire tous les participant·es (intendant·es et invité·es compris) du camp dans Desk.

Gestion des bénévoles et de l'animation scoute

• Rencontrer les staffs pour vérifier la préparation des camps, avant validation des camps dans Desk.

Gestion des bénévoles et de l'animation scoute

• Rencontrer les intendant·es afin de leur présenter leurs rôles et leurs responsabilités.
• S’assurer que chaque intendant·e ait signé son Code qualité des adultes et remis son extrait de casier judiciaire si nécessaire.
• Vérifier que les éventuelles assurances complémentaires liées au camp aient bien été souscrites.

Gestion des bénévoles et de l'animation scoute

• Être disponible pendant les camps.
• Visiter les camps.

Gestion des membres – Desk

• Au retour des camps, valider la liste des participants du camp dans Desk.

Gestion des bénévoles et de l'animation scoute

• Vivre un moment festif de fin d’année.
• Évaluer l’année écoulée.
• Mettre en place les nouveaux staffs.
• Organiser un moment d’au revoir et de remerciement pour les animateurs ou animatrices qui arrêtent.

Gestion des membres - Desk

• Mettre Desk à jour.
  • Actualiser le listing du conseil d’unité : encoder les
    candidats animateurs et préciser les animateurs ou animatrices responsables en priorité.
  • Inscrire les nouveaux membres dans Desk. 
  • Avec chaque staff, actualiser le listing des scouts (gestion des passages, désinscription des membres, vérification des informations dans Desk).

Gestion des finances

• Payer la facture de régularisation des cotisations et les factures complémentaires.
• Vérifier l’état de paiement des cotisations dues à la fédération.
• Solliciter (avant le 31 décembre) les cotisations de solidarité nécessaires.
• Transmettre aux parents l’attestation de participation au camp pour le remboursement par la mutuelle.
• Mettre à jour les données des camps dans Desk pour les subsides ONE.
• Mettre à jour les mandataires des comptes en banque des sections.
• Mettre en place la campagne calendrier au sein de ton unité.

Gestion du patrimoine

• Vérifier que les membres sortants restituent leurs clés et que les nouveaux arrivés en reçoivent une.
• Faire le point sur les éventuels travaux à effectuer (pour les locataires, en consultation avec le propriétaire) et, au besoin, adresser une demande de subsides pour la sécurisation des locaux.

Gestion des bénévoles et de l'animation scoute

• Veiller à avoir des staffs équilibrés (en terme d’expérience, par exemple).
• Rencontrer les nouveaux animateurs et nouvelles animatrices. Lors de cette rencontre, présenter leurs rôles et leurs responsabilités.
• Organiser un moment d’accueil au sein du Conseil d’unité.
• Prendre du temps pour apprendre à connaitre les membres des staffs.
• À partir du contrat d’animation d’unité, définir les priorités du travail pour l’année.
• S'assurer que chaque candidat animateur ait signé son Code qualité des adultes et remis son extrait de casier judiciaire si nécessaire.
• Prévoir l’agenda de l’unité : un TU par an et minimum cinq Conseils d’unité, mais aussi les dates de camps, les réunions, la participation aux évènements fédéraux, etc.
• Faire le point sur l’état de formation de chaque animateur ou animatrice et les pousser à s’inscrire en formation.
• Veiller à la bonne organisation de tous les camps (dates, lieu, budget, intendant·es…).
• Lancer la réservation des tentes pour Naninne.

Spécial équipe d'unité

• Se répartir les différentes tâches au sein de l’équipe.
• Se renseigner auprès de l’équipe fédérale sur les dates de relais et de la JANU.

Gestion des finances

• Envoyer le courrier aux parents et au Conseil d’unité pour le paiement des cotisations.
• Au besoin, mettre en place les mécanismes de solidarité dans l’unité et demander des cotisations de solidarité à la fédération.

Gestion des bénévoles et de l'animation scoute

• En équipe, définir le plan d’action de formation continue des animateurs et animatrices.
• En Conseil d’unité, organiser l’élection du ou de la délégué·e de l’unité et de son ou sa suppléant·e. Transmettre leurs noms à la fédération.
• Organiser le TU et le déclarer dans Desk. 
• Organiser un CU pour que les staffs imaginent leur PASS (Plan d'Animation de Section Scoute).
• Organiser un moment d’engagement fort (exemple : ma Parole d’animateur).
• Organiser en Conseil d’unité les explorations des pionniers dans les différentes sections. 
• Suivre les projets des pionnier·es en vue d’un éventuel camp zone 3 et une formation International.
• Organiser une réunion de rencontre avec les parents.
• Demander aux staffs de déclarer leurs weekends dans Desk. 
• Rencontrer et nommer les intendant·es pour les weekends. 

Gestion des membres - Desk

• Vérifier la mise à jour de Desk : les membres sortants et les nouveaux arrivés.

Gestion des finances

• Récolter les cotisations des membres et les encoder dans Desk pour assurer le suivi.
• Payer la facture d’acompte des cotisations à la fédération (1^re facture).

Gestion du patrimoine

• Au besoin, envoyer à la fédération le formulaire de demande de subsides pour la sécurisation des locaux.

Gestion des bénévoles et de l'animation scoute

• Planifier une réflexion sur les moments creux (quid de l’animation durant le blocus et les examens ?).
• Vérifier que les contrats de location des endroits de camp sont bien signés et en possession des staffs.
• Assurer un suivi quant à la bonne organisation de tous les camps (dates, lieu, budget, intendant·es…).

Spécial équipe d’unité

• S’inscrire à la JANU.

Gestion des membres - Desk

• Terminer la mise à jour des membres de Desk.

Gestion des finances

• Envoyer un courrier de rappel aux membres qui n’ont pas encore payé leur cotisation.
• Retourner les calendriers invendus auprès de la fédération.

Gestion des bénévoles et de l'animation scoute

• Prendre un moment pour évaluer le premier quadrimestre.
• Vérifier et adapter le calendrier du second semestre.