Comptes et budgets

L’équipe d’unité assure la gestion journalière des biens et fonds de l’unité.

Gérer les comptes

L'équipe d'unité gère le(s) compte(s) en banque de l’unité.

Rappels :

Les comptes en banque sont des comptes d'association de fait.
Les comptes en banque sont correctement libellés (Les Scouts – code unité).
L’animateur ou animatrice d’unité est titulaire sur chaque compte.

Les mandataires ou fondés de pouvoir sont désignés comme représentants de l’unité pour gérer les comptes. Ceux-ci ont le pouvoir de signature sur le compte pour toutes les opérations (retraits, virements, utilisation d’une carte bancaire ou encore obtention d’un accès à la gestion du compte via internet...).
Le règlement de notre Fédération prévoit que plusieurs animateurs doivent avoir accès aux comptes. Tous les mandataires ou signataires doivent être membres du mouvement. Dans tous les cas, l’animateur d’unité doit en être car il est responsable de la bonne gestion des biens de l’unité.

L'équipe d'unité suit les cotisations à payer à la fédération :

Vérifier l’état de créance financière de l’unité par rapport à la fédération (Gestion de l’unité > Balance unité).
Vérifier l’état de paiement des cotisations dues à la fédération (Gestion de l’unité > Impression des factures de l’unité).
Envoyer un courrier explicatif des cotisations aux parents des scout·es et au conseil d’unité.
Inscrire les membres dans Desk et récolter les cotisations.
Faire la chasse aux retards de paiement.
Mettre en place les mécanismes de solidarité de l’unité pour ceux qui en ont besoin.
Envoyer la demande de cotisations de solidarité au 21, si besoin.
Régler la 1^re facture de cotisations à la fédération (fin novembre de l’année scoute).
Régler la 2^e facture de cotisations à la fédération (janvier de l’année scoute en cours).

Si besoin, contacte notre service Gestion légale et financière

L'année financière de l'unité

Aout : le staff d’unité établit une proposition de budget de l’année.
Septembre : le conseil d’unité discute du budget de l’année. Les parents payent leur cotisation.
Novembre : l’unité reçoit la première facture des cotisations de la Fédération, à payer en décembre au plus tard.
Septembre - Décembre : les membres de l’unité vendent les calendriers. Décembre Date limite de paiement à la Fédération de la 1re tranche des cotisations.
Janvier : l’unité reçoit la 2e facture des cotisations de la Fédération, à payer dans les 30 jours au plus tard. L’unité reçoit la facture des calendriers et doit la payer à la Fédération.
Avril : les camps sont déclarés dans Desk. Ceci ouvre le droit à la subvention Centres de Vacances. La fédération se charge de transmettre l'information à l'ONE.
Juin - Septembre : facture complète des cotisations
Septembre (année+1) : l’unité reçoit la facture des cotisations des invités au camp, à payer dans les 30 jours au plus tard.
30 septembre (année +1) : les présences et paiements doivent avoir été encodés dans Desk. La fédération se charge de transmettre l'information à l'ONE.
Avril-mai (année +1) : l’ONE verse à l’unité les subsides du camp de l’année précédente.
Toute l’année : l’unité peut demander d’autres subsides, à sa commune par exemple.

Démarches vis-à-vis de l’extérieur

Attestation fiscale

Depuis 2005, les parents peuvent déduire des frais de garde dans leur déclaration fiscale pour les enfants de moins de 12 ans. Ce qui est considéré par le SPF Finances comme frais de garde englobe aujourd’hui les frais payés par les parents en dehors de l’école à des organismes agréés ou reconnus par les autorités publiques.

Ceci permet aux camps Baladins et Louveteaux de tomber sous l’application de ces mesures. En effet, tous les séjours organisés dans la Fédération sont agréés par l’ONE comme Centres de Vacances et les frais payés par les parents sont donc considérés comme frais de garde. Ceci est valable pour tous les frais payés par les parents pour tous les séjours : camps d’été, weekends, formations, évènements avec nuitées.

Attention : tous les autres frais comme les frais de gouter ou la cotisation ne sont pas déductibles et ne doivent pas figurer sur l’attestation !

Attestation pour les mutuelles

Certaines mutuelles (ou entreprises) remboursent une partie des frais du camp aux parents. Il te suffit de remplir une attestation de présence au camp pour prouver que l’enfant a bien participé au séjour. Cette attestation est disponible en téléchargement.

Pour quand ? Logiquement les attestations doivent être délivrées avant le mois de mars qui suit l’année des revenus à déclarer. Autrement dit : les attestations concernant les camps de l’été 2025 devront être délivrées en mars 2026 au plus tard pour que les parents puissent compléter leur déclaration de revenus 2025 avant le 30 juin 2026.

Quelques précisions utiles

Le montant indiqué sur l’attestation est bien ce qui a été payé par les parents (ce qu’ils ont dû verser sur le compte de l’unité ou de la section pour que l’enfant participe) pour le camp ou le(s) weekend(s). La mesure ne concerne que les enfants de moins de 14 ans*. Si un enfant fête ses 14 ans pendant le camp, on ne peut déclarer que les frais jusqu’à la veille de son anniversaire. Par exemple, si Nicolas fête ses 14 ans le 7e jour de camp, le montant sera déductible jusqu’au 6e jour, soit 6 jours multipliés par x €