Gérer les membres

Rôle de l'équipe d'unité dans la gestion des membres

1. Vérifier et actualiser le listing du conseil d’unité dans Desk (Gestion des personnes > Conseil d’unité).
2. Inscrire au plus vite les animateurs et animatrices responsables dans Desk.
3. Vérifier le listing des scout·es de l’unité dans Desk avec chaque staff (Gestion des personnes > Liste des membres).
4. Gérer les inscriptions : 
   
   • Inscrire les nouveaux scout·es (l’animateur ou animatrice responsable peut le faire puisqu’il reçoit un accès automatique à Desk une fois renseigné comme tel).
   • Effectuer les changements de section pour les scout·es et animateurs et animatrices dans cette situation.
   • Désinscrire les scout·es qui ne participent plus aux réunions.
   • Inscrire les intendant·es et les invité·es pour les camps.
5. Vérifier et actualiser le nom des personnes ayant accès à Desk (Gestion de Desk > Liste des accès à Desk).
6. Veiller à avoir des staffs équilibrés (en termes d’expérience, par exemple).
7. Exporter le rapport de Desk sur l’état administratif des membres avant d’imprimer les attestations fiscales (Gestion des évènements > Liste de contrôle avant génération des attestations fiscales).

Les documents indispensables

À chaque début d'année, assure-toi d'avoir, pour chaque membre inscrit·e, ces quatre documents, complétés et valides.

1. Fiche d'inscription membre

• Utilité : elle sert à récolter les informations nécessaires pour participer aux activités scoutes (coordonnées complètes, dont adresses mail et postale du membre ou de son tuteur légal s'il est mineur). Au verso se trouve la charte de protection des données personnelles afin, notamment, d'informer le membre sur les droits dont il dispose sur ses données.
• Quand la remplir :  en début de parcours scout.
• Garanties : ce document doit être signé par les deux parents ou le tuteur légal du jeune s'il est mineur, par le jeune lui-même s'il est majeur. 
  Attention : en signant la fiche d'inscription, les parents donnent également leur consentement sur la charte des données personnelles qui se trouve au verso. 

2. Fiche santé individuelle

• Utilité : elle sert à récolter les informations médicales utiles pour la gestion des soins de santé. 
• Quand la remplir : minimum une fois par an, en début d'année scoute et avant les camps si des mises à jour sont nécessaires.
• Garantie : la fiche santé contient des données sensibles.  Elle doit donc être conservée dans un lieu sécurisé et détruite après usage.

3. Autorisation parentale

• Utilité : elle sert à placer le jeune sous la responsabilité des animateurs et animatrices durant les activités et leur donne notamment le droit d'administrer les premiers soins si nécessaires.
• Quand la remplir : à chaque début d'année scoute.
• Garantie : elle doit être signée par les deux parents ou le tuteur légal si le jeune est mineur. Ce document doit être conservé sur le lieu des réunions ou emporté lors des camps et weekends.

4. Autorisation de publication de photos et vidéo

• Utilité : il s'agit du document légal par lequel les parents, le tuteur et/ou le jeune lui-même autorisent les unités à :
  • prendre des photos ;
  • utiliser ces photos pour des réunions photos ;
  • partager les photos aux parents.
• Quand la remplir :  au moment de l'inscription. 
• Garantie : durée de validité équivalente à la durée du parcours scout. Attention toutefois : elle est à renouveler aux 13 ans de l'enfant, âge légal à partir duquel il doit également donner son consentement, en plus de celui des parents ou tuteur légal.
  Plus d'infos sur la page Photos et droit à l'image.

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