Dresser l’ordre du jour avec l’ensemble des membres du conseil, soit à la fin de la réunion précédente, soit sur base d’une proposition initiale à compléter par les participant-es, permet que chacun-e se sente partie prenante des débats et puisse amener des sujets qui lui tiennent à cœur.
Pour privilégier l'émergence d'idées de la part des participant-es, l'animateur ou l'animatrice du dispositif peut utiliser les fiches Récolter des idées (ID) de ce fichier.
Conseils pour un ordre du jour au top
- Veiller à équilibrer l’ordre du jour en alternant les sujets et techniques d’animation.
- Construire un ordre du jour attrayant pour toutes et tous : si certains sujets n’intéressent pas l’ensemble du groupe, l’enjeu consiste à ce que chacun-e trouve son compte à un moment ou à un autre.
- Veiller à maintenir l’intérêt jusqu’à la fin de la réunion, en essayant de ne pas terminer par les sujets moins intéressants et ainsi éviter que les participant-es ne quittent la réunion avant la fin.
- En cas de risque de retard, veiller à ce que les points majeurs soient prévus à la meilleure heure pour favoriser la participation de tous et toutes.
- Attribuer une durée à chaque point et veiller à limiter la durée totale de la réunion. Ce timing pourra, pendant la réunion, être confié au gestionnaire du temps. Il ou elle pourra ainsi dire à l’animateur de la réunion si le timing tient la route. ou s’il faut accélérer les discussions.