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Protection des données personnelles

Retrouve sur cette page l'intégralité de notre charte de protection des données personnelles, conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD).

Les Scouts accordent une grande importance au respect de la vie privée. La protection de tes données personnelles est primordiale à nos yeux. C’est pourquoi nous mettons à ta disposition notre politique de protection des données afin de t’informer de la façon la plus claire possible sur la collecte, l’utilisation, la confidentialité et la sécurité des données personnelles que nous recueillons.
La présente politique s’applique à l’ensemble des services proposés par la fédération et les unités.
Cette politique est soumise à la loi belge du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements des données à caractère personnel (DCP), ainsi qu’au Règlement européen UE 2016/679 relatif à la protection des données personnelles, entré en vigueur le 25 mai 2018.

Définitions

  • Données à caractère personnel (ci-après « données personnelles ») : information qui permet de te reconnaitre en tant que personne. Exemples : nom, prénom, date de naissance, numéro de téléphone, adresse mail, adresse IP...
  • Traitement des données à caractère personnel : opération ou ensemble d’opérations appliquées à tes données personnelles (collecte, utilisation, conservation, diffusion, etc.).
  • Responsable de traitement : désigne la personne qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel.

Qui collecte et traite les données personnelles ?

Il s’agit du responsable de traitement, à savoir : Les Scouts ASBL (n° d’entreprise : BE0409580916), 21 rue de Dublin, 1050 Ixelles – lesscouts@lesscouts.be

Comment les données sont-elles collectées ?

Les données personnelles dont nous disposons sont collectées, pour la plupart, par ton biais directement (par exemple via les formulaires à compléter, ou lors de notre prise de contact).

Elles peuvent aussi être collectées par notre site et les cookies, par des tiers ou par des sources disponibles publiquement.

Quelles sont les données collectées ?

Les Scouts collectent et traitent les données personnelles de différentes catégories de personnes. Nous sommes ainsi amenés à collecter les données ci-après auprès des personnes suivantes:

  • Membres de la Fédération (équipes fédérales, animateurs, animateurs d’unité ou scouts) : données de contact (nom, prénom, adresse, adresse email, numéro de téléphone), données d’identification (date de naissance, noms des parents etc.), des photos ou vidéos prises lors des camps ou activités, etc.
  • Employés ou candidats employés : données de contact (nom, prénom, adresse, adresse email, numéro de téléphone), données d’identification (date de naissance, langue, nationalité, état civil, résidence, lieu de travail, etc), données généralement transmises dans le cadre d’une candidature (CV, statut d’immigration), données financières (numéro de compte, etc), données relatives à l’occupation sous contrat de travail, photos ;
  • Prestataires de services et tiers : données de contact (nom, prénom, adresse, adresse email, numéro de téléphone) ;
  • Utilisateurs de l’application mobile « les Scouts » ou du site internet : données de contact (nom, prénom, adresse, adresse email, numéro de téléphone), données d’identification (date de naissance, fonctions dans le mouvement), données relatives à l’activité et utilisation de l’application et du site internet, informations techniques (type et nom du système d’exploitation, adresse mac de l’appareil de connexion, navigateur utilisé et version, langue utilisée, adresse IP, etc.), et historique de navigation.

Par ailleurs, pour des raisons d’organisation, les animateurs peuvent récolter lors d’activités ou d’un camp les cartes d’identités/carte ID/ISI+ des scouts afin de les restituer à la fin de l’activités.

Nous sommes également amenés à traiter des données sensibles comme des données médicales ou des données relatives au handicap dans le cadre de demande de subside auprès de l’ONE. Nous traitons ces données avec la sécurité nécessaire et uniquement dans la mesure où cela est autorisé/demandé par la législation.

Quelle est la base légale et à quelles fins les données personnelles sont-elles collectées ?

Les Scouts, en tant que mouvement de jeunesse, collectent et traitent tes données personnelles uniquement dans la mesure où cela est autorisé. En fonction du traitement que nous opérons, des personnes dont nous collectons les données et des finalités pour lesquelles tes données sont collectées, nous sommes amenés à traiter tes données personnelles  sur différentes bases :

  • une obligation légale ;
  • l’existence d’un contrat entre toi et nous (contrat de travail, contrat d’animation, contrat de prestations de services, …) ;
  • l’intérêt légitime  ;la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ;
  • ton consentement et/ou celui de tes parents.

Objectif : nous permettre de travailler le plus efficacement possible en tant qu’association, gérer notre relation avec toi, nos partenaires et sous-traitants ou autorités publiques (ONE, Fédération Wallonie-Bruxelles, communes, etc.). Quelques exemples concrets de nos traitements sont (liste non exhaustive) :

  • la gestion des membres et listing sur l’intranet sécurisé des Scouts (le « Desk ») ;
  • la gestion des camps en Belgique et à l’étranger ;
  • l’envoi de publications/mails aux membres et à leurs parents ;
  • la gestion des préférences des utilisateurs sur le site web (cookies, etc.) ;
  • la réalisation de statistiques ;
  • la communications ou l’octroi d’ avantages commerciaux émanant de nos partenaires (Keolis, TEC, Europcar, etc.) ;
  • la collecte de dons ;
  • la mise en œuvre des contrats et l’accomplissement de nos services ;
  • la gestion de ressources humaines (gestion de la paie ou recrutement) ;
  • la gestion de l’utilisation de l’application mobile « les Scouts » et du site internet.

À qui les données sont-elles communiquées ?

Tes données personnelles sont traitées en interne pour réaliser une de nos finalités de traitement. Nous veillons dans ce cadre à ce que seules les personnes qui doivent disposer d’un accès à tes données puissent y accéder.

Les Scouts peuvent également communiquer tes données personnelles à certaines parties tierces lorsque cela est nécessaire. Le cas échéant, nous prendrons les mesures adaptées pour veiller à la sécurité et la confidentialité de tes données (cette liste est non exhaustive) :

  • à l’ONE pour l’octroi de subsides ;
  • au département DNF pour l’accès de certaines zones en forêt ;
  • à la Fédération Wallonie-Bruxelles pour les subsides de formation ;
  • au ministère des Finances pour les donations ;
  • à notre secrétariat social ;
  • à nos consultants et conseillers externes ;
  • à toutes autres instances gouvernementales, aux organismes gouvernementaux, aux instances législatives compétentes ou à toutes autres autorités compétences afin de remplir nos exigences légales ou réglementaires.  

Combien de temps les données sont-elles conservées ?

Les Scouts conservent tes données personnelles pendant le temps raisonnablement nécessaire aux finalités poursuivies, et en accord avec les exigences légales. La durée dépend donc du type de données traitées.

Gestion des cookies

Les cookies permettent de simplifier l’accès et la navigation sur le site web lesscouts.be. Ils accroissent la vitesse et l’efficacité d’utilisation du site. Ils peuvent aussi être utilisés pour individualiser le site selon tes préférences personnelles.

Plus d’infos dans les Mentions légales.

Comment la sécurité des données est-elle assurée ?

  • L’accès à la base de données des membres de la fédération (Desk) est protégé par login et mot de passe personnel.
  • L’accès à Desk est strictement réservé aux personnes habilitées à en prendre connaissance dans le cadre de leurs missions.
  • Conformément à la législation en vigueur, Les Scouts s’assurent que ses sous-traitants s’engagent à respecter la sécurité et la confidentialité des données qui pourraient leur être transmises.
  • Tous les employés des Scouts sont sensibilisés à la protection des données personnelles des membres au travers de formations.

Comment exercer tes droits ?

Tu conserves la maitrise de tes données personnelles. Sur simple demande écrite accompagnée d’une copie d’une pièce d’identité, par courrier (21 rue de Dublin, 1050 Ixelles) ou par email, tu peux demander :

  • d’avoir accès ou une copie de tes données ;
  • la rectification de tes données ;
  • l'effacement de tes données ;
  • la limitation du traitement ;
  • à recevoir l’entièreté des données te concernant (portabilité des données) ;
  • à retirer ton consentement si le traitement repose sur celui-ci et sans que cela n’affecte la régularité du traitement.

Nous te répondrons dans un délai raisonnable.

Tu as également le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données

Mes données peuvent-elles être transférées à l’étranger ?

Oui, si le pays vers lequel sont transférées tes données assure un niveau de protection adéquat et tel que prévu dans le règlement général de la protection des données. Par exemple, le service International pourra communiquer tes données à d’autres associations scoutes reconnues par l’Organisation Mondiale du Mouvement Scout dans le cadre des camps à l’étranger ou du programme Erasmus scout.

Vais-je recevoir de la pub ?

Non, Les Scouts n’utilisent pas tes données personnelles à des fins commerciales. Nous pouvons toutefois être amenés à les transmettre à nos partenaires qui t’informeront au sujet d’avantages ou de communications spécifiques.