Gérer l'administratif et les biens de l'unité

Tu trouveras sur cette page toutes les infos utiles pour gérer les taches administratives de ton unité.

+ ligne du temps administrative

Desk : ton bureau virtuel

Au sommaire, retrouve :

Gestion des membres

Je vérifie et actualise le listing du conseil d’unité dans Desk (Gestion des personnes > Conseil d’unité).
J’inscris au plus vite les animateurs responsables dans Desk.
Je vérifie le listing des scouts de l’unité dans Desk avec chaque staff (Gestion des personnes > Liste des membres).
Je gère les inscriptions :
- je veille à l’inscription des nouveaux scouts (l’animateur responsable peut le faire puisqu’il reçoit un accès automatique à Desk une fois renseigné comme tel) ;
- j’effectue les changements de sections pour les scouts et animateurs dans cette situation ;
- je désinscris les scouts qui ne participent plus aux réunions ;
- j’inscris les intendants et les invités pour les camps.
Je vérifie et actualise le nom des personnes ayant accès à Desk (Gestion de Desk > Liste des accès à Desk).
Je veille à avoir des staffs équilibrés (en terme d’expérience, par exemple).
Je sors le rapport de Desk sur l’état administratif des membres avant d’imprimer les attestations fiscales (Gestion des événements > Liste de contrôle avant génération des attestations fiscales).

Obtenir l'accès à Desk

Une fois élu, tu recevras de la part du 21 un accès à Desk, la base de données administratives des Scouts. Tu pourras ensuite donner l’accès à Desk à d’autres personnes.

Pour plus d’informations à propos de Desk, c’est par ici.
Un helpdesk est accessible au 02.508.12.00, du lundi au vendredi, de 8 à 18h.

Des documents utiles

Une publication

Charte de protection des données personnelles

Gestion du patrimoine de l’unité

Au niveau du local de l’unité :

J’ai un exemplaire du contrat de location du local de l’unité en ma possession.
J’ai rencontré le propriétaire du local.
Je connais le montant des charges du local.
Je sais, dans le conseil d’unité, qui a un exemplaire des clés du local de l’unité.
Je fais le point sur les éventuels travaux à effectuer.

Au niveau du matériel de l’unité :

Je fais le point sur le matériel que possède l’unité et où il est localisé.
Je fais le point sur le matériel que possède chaque section et où il est localisé.

Pour que l’unité continue à tourner et que la transition se fasse au mieux, je donne à mon successeur :

des informations relatives au local (contrat de location du local de l’unité, coordonnées des propriétaires, montant des charges du local…) ;
des informations relatives à la gestion des comptes (situation, changement de mandataire…) ;
des informations sur les orientations pédagogiques de l’unité (dernières décisions du conseil d’unité, enjeux pour les sections, évaluation du dernier TU…) ;
des informations sur le réseau de l’unité (contact communal, ASBL de gestion des locaux, école, paroisse…).
le document de transmission patrimoniale des biens de l'unité.