Gérer l'administratif et les biens de l'unité
Tu trouveras sur cette page toutes les infos utiles pour gérer les taches administratives de ton unité.
+ ligne du temps administrative
Au sommaire, retrouve :
Gestion des membres
- Je vérifie et actualise le listing du conseil d’unité dans Desk (Gestion des personnes > Conseil d’unité).
- J’inscris au plus vite les animateurs responsables dans Desk.
- Je vérifie le listing des scouts de l’unité dans Desk avec chaque staff (Gestion des personnes > Liste des membres).
- Je gère les inscriptions :
- je veille à l’inscription des nouveaux scouts (l’animateur responsable peut le faire puisqu’il reçoit un accès automatique à Desk une fois renseigné comme tel) ;
- j’effectue les changements de sections pour les scouts et animateurs dans cette situation ;
- je désinscris les scouts qui ne participent plus aux réunions ;
- j’inscris les intendants et les invités pour les camps.
- Je vérifie et actualise le nom des personnes ayant accès à Desk (Gestion de Desk > Liste des accès à Desk).
- Je veille à avoir des staffs équilibrés (en terme d’expérience, par exemple).
- Je sors le rapport de Desk sur l’état administratif des membres avant d’imprimer les attestations fiscales (Gestion des événements > Liste de contrôle avant génération des attestations fiscales).
Obtenir l'accès à Desk
Une fois élu, tu recevras de la part du 21 un accès à Desk, la base de données administratives des Scouts. Tu pourras ensuite donner l’accès à Desk à d’autres personnes.
Pour plus d’informations à propos de Desk, c’est par ici.
Un helpdesk est accessible au 02.508.12.00, du lundi au vendredi, de 8 à 18h.
Gestion du patrimoine de l’unité
Au niveau du local de l’unité :
- J’ai un exemplaire du contrat de location du local de l’unité en ma possession.
- J’ai rencontré le propriétaire du local.
- Je connais le montant des charges du local.
- Je sais, dans le conseil d’unité, qui a un exemplaire des clés du local de l’unité.
- Je fais le point sur les éventuels travaux à effectuer.
Au niveau du matériel de l’unité :
- Je fais le point sur le matériel que possède l’unité et où il est localisé.
- Je fais le point sur le matériel que possède chaque section et où il est localisé.
Pour que l’unité continue à tourner et que la transition se fasse au mieux, je donne à mon successeur :
- des informations relatives au local (contrat de location du local de l’unité, coordonnées des propriétaires, montant des charges du local…) ;
- des informations relatives à la gestion des comptes (situation, changement de mandataire…) ;
- des informations sur les orientations pédagogiques de l’unité (dernières décisions du conseil d’unité, enjeux pour les sections, évaluation du dernier TU…) ;
- des informations sur le réseau de l’unité (contact communal, ASBL de gestion des locaux, école, paroisse…).
- le document de transmission patrimoniale des biens de l'unité.