Réunions en ligne

Conseils et bonnes pratiques

Comment faire au mieux ?

Elles ont pris une place importante dans notre quotidien depuis plusieurs mois. Comment organiser au mieux ces rencontres en ligne, sans tomber dans la cacophonie ou le chaos ?

Nos recommandations

1. Choisir le bon outil pour votre réunion

Tu connais sûrement Whatsapp et Messenger, mais ils sont souvent trop limités. Ce type de média peut s’avérer utile si le nombre de participants à la visioconférence est peu élevé, par exemple dans le cadre d’une réunion de staff rapide ou pour aborder un point urgent. L’avantage, c’est que l’on peut l’utiliser sur téléphone portable et donc quasiment partout. 

Encodage du numéro de téléphone de chaque participant dans son téléphone nécessaire.
Création de compte et téléchargement de l’application sur le téléphone.
Nombre de participants : maximum 4 personnes.
Durée de l’appel : pas de limite.

Messenger

Création de compte et téléchargement de l’application sur le téléphone.
Nombre de participants : maximum 50 personnes.
Durée de l’appel : pas de limite.

Tu organises une réunion de staff, d’équipe d’unité, de patrouille, de cordée… ? Voici deux solutions à privilégier pour des groupes ne dépassant pas 10 personnes.

Tu organises une réunion pour toute ta section ou un conseil d’unité ? Voici quelques solutions pour de plus grands groupes (> 10 personnes).

2. Planifier votre réunion

Choisir le moment qui convient au plus grand nombre. Tu peux utiliser Doodle ou Framadate pour savoir qui est disponible quand, mais ces outils peuvent aussi être utiles si vous devez voter ! 

3. Avoir une connexion internet stable

Tester la connexion, la vidéo et le son à l'avance. Rien de plus ennuyeux qu'une connexion qui s’interrompt soudainement au cours d'une conversation intéressante.
Il se peut aussi que trop de gens soient en train d’utiliser la même plateforme. Comme nous, ils ont besoin de se réunir ! Si tu te rends compte que la connexion n’arrête pas de sauter et de saturer, il faudra sans doute changer de plateforme.

4. L'audio prime sur la vidéo

Commencer par choisir un endroit calme pour éviter tout bruit dérangeant. Pour ton confort et celui des autres participants, nous te conseillons de t’équiper au minimum d’un casque audio pour participer à la réunion. Celui-ci permettra de réduire l’effet d’écho et d’améliorer le confort acoustique de chacun. L’idéal serait d‘avoir un casque micro, car le micro de ton ordinateur a tendance à capter tous les bruits parasites.
Désactiver son micro lorsqu’on ne parle pas : si vous êtes nombreux à participer à la réunion, il peut être plus agréable de couper son micro si l’on ne doit pas prendre la parole de suite. Il suffit de cliquer sur le micro pour activer ou désactiver son micro.

5. Des réunions courtes et dynamiques

Les réunions courtes (maximum deux heures) sont plus efficaces. Si tu as l’habitude d’organiser des réunions de trois heures, nous te conseillons donc de faire 2 x 1h30 de réunion avec une pause entre la première et la deuxième partie de la réunion. Cela dit, rien ne vous empêche de vous réunir moins longtemps mais plus régulièrement.

N’hésite pas également à animer tes réunions à l’aide d’outils numériques participatifs tels que Klaxoon, Mentimeter, Kahoot, Scrumblr, Wooclap, etc., cela les rendra plus dynamiques.

6. Établir les objectifs de la réunion

Cela semble évident et pourtant, il est utile de rappeler les objectifs et de discuter des attentes de cette réunion virtuelle au début de la visioconférence. Il est également nécessaire de se mettre d'accord sur la façon dont on souhaite fonctionner durant cette réunion (animateur, tour de parole…). 

7. Désigner un modérateur/animateur

Les réunions en ligne sont différentes des réunions réelles. Les participants moins bavards risquent de moins s'impliquer. Un modérateur peut résoudre ce problème : il s'assure que tout le monde participe, il guide la conversation et il peut interrompre la réunion à tout moment. C’est l’idéal pour s’assurer que tout le monde est toujours connecté et demander si quelqu'un a des questions ! Le modérateur est également le gardien du temps. Il est conseillé d’avoir un modérateur au-delà de 6 participants.

Pour désigner le modérateur/animateur, pourquoi ne pas faire une élection sans candidat ?

8. Prise de parole

Il est important de mettre en place un signe de prise de parole ou de déterminer un tour de parole dès le début de la réunion afin que tout le monde ait la possibilité de s’exprimer. Dans une réunion où les participants ne sont pas présents physiquement, le non verbal ne peut plus s’exprimer aussi efficacement (la webcam éventuelle ne montre le plus souvent que le visage et le haut du corps des participants).  

Quelques idées possibles pour la distribution de la parole :

Le modérateur donne la parole à chaque participant à tour de rôle (par ordre alphabétique des prénoms, par exemple).
Les participants indiquent dans le chat quand ils souhaitent s’exprimer.
Les participants font un petit geste (lever son pouce, faire coucou…) bien en vue de la caméra quand ils souhaitent s’exprimer. Ce n’est évidemment possible que si tous les participants se voient ! Chaque participant peut choisir son propre geste. Et, pour détendre l’atmosphère de la réunion, pourquoi ne pas choisir le signe de prise de parole d’un autre participant ? Chacun sera probablement plus attentif aux gestes des autres participants.

9. Structurer par écrit et partager des notes

Le chat de discussion peut s’avérer utile. Si plus de 4 personnes participent à la réunion, cela permet de poser des questions de clarification ou de demander la parole en passant par la conversation écrite liée à la réunion. 

Il peut être utile d'utiliser une partie de votre écran pour prendre des notes, par exemple grâce à un éditeur de texte collaboratif en ligne (Google Documents, Microsoft Word Online, Framapad, par exemple). Ce document est visible par tous et chaque participant peut le modifier en temps réel. Trello peut également être intéressant si vous êtes en train de vous organiser et qu’il va falloir assurer le suivi des tâches que vous êtes en train de vous répartir.