Gérer l'administratif et les biens de l'unité

Tu trouveras sur cette page toutes les infos utiles pour gérer les taches administratives de ton unité. 

+ ligne du temps administrative

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Gestion des membres

  1. Je vérifie et actualise le listing du conseil d’unité dans Desk (Gestion des personnes > Conseil d’unité).
  2. J’inscris au plus vite les animateurs responsables dans Desk.
  3. Je vérifie le listing des scouts de l’unité dans Desk avec chaque staff (Gestion des personnes > Liste des membres).
  4. Je gère les inscriptions : 
    • je veille à l’inscription des nouveaux scouts (l’animateur responsable peut le faire puisqu’il reçoit un accès automatique à Desk une fois renseigné comme tel) ;
    • j’effectue les changements de sections pour les scouts et animateurs dans cette situation ;
    • je désinscris les scouts qui ne participent plus aux réunions ;
    • j’inscris les intendants et les invités pour les camps.
  5. Je vérifie et actualise le nom des personnes ayant accès à Desk (Gestion de Desk > Liste des accès à Desk).
  6. Je veille à avoir des staffs équilibrés (en terme d’expérience, par exemple).
  7. Je sors le rapport de Desk sur l’état administratif des membres avant d’imprimer les attestations fiscales (Gestion des événements > Liste de contrôle avant génération des attestations fiscales).

Obtenir l'accès à Desk

Une fois élu, tu recevras de la part du 21 un accès à Desk, la base de données administratives des Scouts. Tu pourras ensuite donner l’accès à Desk à d’autres personnes.

Pour plus d’informations à propos de Desk, c’est par ici.
Un helpdesk est accessible au 02.508.12.00, du lundi au vendredi, de 8 à 18h.

Gestion du patrimoine de l’unité

Au niveau du local de l’unité :

  • J’ai un exemplaire du contrat de location du local de l’unité en ma possession.
  • J’ai rencontré le propriétaire du local.
  • Je connais le montant des charges du local.
  • Je sais, dans le conseil d’unité, qui a un exemplaire des clés du local de l’unité.
  • Je fais le point sur les éventuels travaux à effectuer.

Au niveau du matériel de l’unité :

  • Je fais le point sur le matériel que possède l’unité et où il est localisé.
  • Je fais le point sur le matériel que possède chaque section et où il est localisé.

Pour que l’unité continue à tourner et que la transition se fasse au mieux, je donne à mon successeur :

  • des informations relatives au local (contrat de location du local de l’unité, coordonnées des propriétaires, montant des charges du local…) ;
  • des informations relatives à la gestion des comptes (situation, changement de mandataire…) ;
  • des informations sur les orientations pédagogiques de l’unité (dernières décisions du conseil d’unité, enjeux pour les sections, évaluation du dernier TU…) ;
  • des informations sur le réseau de l’unité (contact communal, ASBL de gestion des locaux, école, paroisse…).
  • le document de transmission patrimoniale des biens de l'unité.