• Si, lors des vérifications, le 21 détecte des incohérences, il prend contact par téléphone avec le demandeur. S’il n’arrive pas à le joindre, il lui laisse un message lui demandant de rappeler. Tant que les détails n’ont pas été éclaircis, la demande reste en attente au 21. Il est donc important de nous recontacter rapidement si nous n’avons pas pu te joindre (02.508.12.00).
• Si la demande a été correctement remplie, le 21 envoie la demande au centre de prêt, en garde une copie et en informe le demandeur.
• Le centre de prêt revient ensuite vers le demandeur afin de l’informer sur l’évolution de sa demande. Les réponses officielles du centre arrivent en février.
• En cas de réponse négative, un formulaire de demande de prêt de la Défense nationale sera annexé au courrier de refus.
• Tu peux contacter le centre de prêt afin de demander de décaler un peu les dates que tu as renseigné dans ta demande… cela pourra peut-être débloquer la situation. Si tu organises ton camp en décalant tes dates, par exemple du 10 au 25 juillet ou du 25 juillet au 10 aout, tu pourras certainement bénéficier de matériel.

• Venir en nombre suffisant et avec le véhicule ad hoc pour supporter le poids des tentes.
• Vérifier si vous avez besoin de toutes les tentes commandées et sinon, diminuer la demande afin d'en faire bénéficier un autre camp.
• Apporter votre document de confirmation et votre carte d’identité.
• Si la personne mentionnée sur le document ne peut finalement pas venir, veiller à ce qu’elle ait signé une procuration.
• Les pertes de piquets de sols, tapis de sols, fenêtres ou toute dégradation de la tente et de sa structure sont facturés. Attention donc à n’emporter que ce dont vous avez besoin en veillant à bien contrôler le nombre de chaque élément embarqué.

• Le dépliage de toutes les tentes peut prendre un certain temps mais est nécessaire pour entretenir le matériel d’un camp à l’autre. Prévoyez suffisamment de temps pour cela.
• N’hésitez pas à donner votre feedback au personnel du centre, toujours intéressé par l'amélioration de ses services.
• Et pourquoi pas un merci au personnel avant de reprendre la route ? Toujours bienvenu, surtout les jours d'affluence en période de camps !

Il est tentant de demander un grand nombre de tentes afin d’être sûr d’obtenir le minimum nécessaire. Cette démarche a toutefois un impact négatif sur les camps : certaines sections obtiennent du matériel qu’elles n’utilisent pas ou qu’elles utilisent dans un objectif de confort alors que d’autres sections n’en ont pas assez ou n’en ont pas du tout, ce qui peut compromettre le camp tout entier.

Pour éviter que des sections ne puissent pas partir au camp par manque de tentes, il est important que tout le monde participe à l’effort de partage des ressources du centre de prêt. Il est même conseillé de planifier l’achat de tentes par la section ou l’unité afin de ne plus dépendre d’une disponibilité hypothétique de matériel.

• Entre le 1^er décembre et le 1^er mars, les tentes ne sont pas disponibles pour un prêt.
• Pour les camps communs Les Scouts/Les Guides, il faut envoyer une demande par section. La demande pour la section des Scouts est envoyée au 21, celle pour la section des Guides doit être envoyée au Carrick. Il est toutefois conseillé d’indiquer les mêmes dates d’enlèvement et de retour de matériel et de joindre une note précise indiquant qu’il s’agit d’une demande conjointe.