Déclarer le camp dans Desk
Les dates importantes
- 15 avril : dernière limite pour déclarer ton camp dans Desk.
- 1er juin : validation du camp par l'animateur d'unité.
- Au plus tard le premier jour du camp : aller se présenter à la commune.
- 30 septembre : date limite pour remplir le dossier de subsides ONE.
Si ton camp n'est pas déclaré dans les temps, il y a des conséquences !
- Même si ton camp répond aux conditions, nous ne pourrons pas le déclarer à temps auprès de l'ONE et ton camp ne sera donc pas subsidié.
- Tu devras t'occuper toi-même de ta déclaration de camp à la commune. Pour ce faire, contacte la commune de ton lieu de camp au plus tard le jour de ton arrivée et transmets-lui les informations nécessaires (date, lieu, nombre de participants, coordonnées du propriétaire et de l'animateur responsable). Sans cette déclaration, la commune peut interdire la tenue de ton camp.
- Nous déclarons aussi nous-mêmes l'ensemble des camps au Département de la Nature et des Forêts. Sans tes données, ton camp ne sera pas déclaré, et tu n'auras pas accès à des zones de bois dans lesquelles jouer (juste aux sentiers).
Tu fais partie d'une unité sœur ?
Une étape essentielle du processus est la validation finale par l’animateur d’unité. Pour t’aider, un document commun avec la fédération Les Guides existe. Il recense la liste des choses à penser (et donc à sonder/vérifier) quand on organise un camp.
Côté Guides, ce document devient une étape centrale, les staffs devant présenter cinq incontournables à leur équipe de région.
Côté Scouts, on te laisse le choix de la manière dont utiliser ce document, il est avant tout là pour t’aider et t’aiguiller.
NB : soyez attentifs à ce que le processus de validation soit le plus cohérent possible entre toutes les sections !
Inscrire les participants au camp dans Desk
AVANT LE CAMP
- Vérifie le listing de tes membres (intendants compris).
- Inscris tes membres comme participants à ton camp.
- Complète les paiements des participants.
APRÈS LE CAMP
- Retourne dans la déclaration de camp pour y indiquer les présences.
Le camp pourra ainsi être reconnu comme stage pratique et comptabilisé dans le parcours de formation. Tu pourras aussi bénéficier des subsides ONE et les parents pourront bénéficier d’une déductibilité fiscale et d’un éventuel remboursement de leur mutuelle.
Les to do de l'animateur responsable
- Teste ton accès à Desk et contacte le 21 si ça ne fonctionne pas.
- Pour le 15 avril au plus tard, termine ta déclaration de camp dans Desk. Ton animateur d’unité pourra alors la valider. Si ton camp n’est pas validé par ton animateur d’unité, ton camp ne sera pas reconnu comme un camp de notre fédération. Les participants au camp ne seront dès lors pas assurés.
- Début juin, rappelle à ton animateur d’unité d’encoder les intendants dans Desk.
- Après le camp, renseigne la participation effective des animateurs et des scouts dans Desk et complète les informations pour la demande de subsides à l’ONE avant le 30 septembre.
Les to do de l'animateur d'unité
- Vérifie que tout le staff est en ordre de signature du Code qualité de l’animation. Attention : un animateur qui s’inscrit uniquement pour le camp sera enregistré comme candidat animateur et devra signer le CQA en suivant l’e-learning avant le camp.
- Vérifie que le compte bancaire de l’unité renseigné dans Desk est correct.
- Avant le 15 avril, assure-toi que les sections déclarent leur camp dans Desk et que chaque membre de staff ait signé son CQA.
- Avant le 1er juin, marque ton accord/désaccord pour le départ en camp de chaque section de ton unité.
- Avant le départ en camp, déclare les intendants dans Desk.
- Après les camps, assure-toi que les staffs remplissent bien les demandes de subsides à renvoyer à l’ONE avant le 30 septembre.
Quelles infos faut-il déclarer ?
01 Infos générales
- unité, section
- nom et descriptif du camp
- type de camp (choix entre fixe ou itinérant)
- type de logement (choix entre : sous toit, sous tente, mixte)
- prix du camp
- indiquer si la section organise un camp avec une autre section (ex : ZZ001L2)
02 Dates
- dates de début et de fin du camp
- éventuelles dates de début et de fin de pré ou postcamp (moment où les scouts ne sont pas présents)
03 Endroit de camp
- nom et adresse du propriétaire et adresse du camp
- contrat de location signé
- choix de l’adresse de courrier
- nom, coordonnées (GSM) et fonction de la personne de contact sur le camp (par défaut, c'est l'animateur responsable de section qui est renseigné)
04 Infos ONE
- nombre de douches/bain, lits, extincteurs et sorties de secours de l’endroit de camp
05 Infos DNF
- Consulte le site WalonMap.
- Clique sur le catalogue du Geoportail, choisis Nature et Environnement/Faune et Flore/Limites administratives du DNF.
- Une fois la donnée affichée, clique sur la bulle info et pointe le lieu de camp. Les données du cantonnement concerné s’afficheront dans la boite d’info en bas à droite.
06 Validation
Une fois ton camp déclaré, c’est à l’animateur d’unité de donner son accord pour que le camp ait lieu. Il peut également réserver sa décision s’il estime avoir besoin d’être rassuré sur la manière dont ton staff va s’organiser. Il peut même refuser que le camp ait lieu s’il n’est pas convaincu qu’il pourra se dérouler dans de bonnes conditions.