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? Gérer l'administratif : garder (ligne du temps)

LA LIGNE DU TEMPS ADMINISTRATIVE

Septembre

  • Inscrire les animateurs, surtout les animateurs responsables afin qu'on puisse leur envoyer les informations de début d'année.
  • Gérer les passages des sections, les nouvelles arrivées et les départs.
  • Décaler ton weekend de TU.
  • Mettre en place la campagne calendrier au sein de ton unité.
  • Transmettre aux parents l'attestation de participation au camp pour le remboursement mutuelle.
  • Lancer la réservation des tentes pour Naninne.
  • Recevoir et payer la facture de régularisation des cotisations (arrivant entre le 1/06 et le 31/08).
  • Suivre le renvoi des dossiers à l'ONE, pour le 30/09 au plus tard.

Octobre

  • Envoyer le courrier aux parents pour le paiement des cotisations.
  • Mettre en place les mécanismes de solidarité et demander des cotisations de solidarité à la fédération si besoin.

Novembre

  • Déclarer ton weekend de TU.
  • Clôturer la campagne calendrier au sein de ton unité.
  • Payer la facture d'acompte des cotisations.
  • Retirer des listings les scouts ou animateurs qui ont arrêté les activités.
  • Inscrire les nouveaux membres.

Décembre

  • Effectuer les dernières modifications des membres dans Desk (facture finale calculée au 31/12).
  • Renvoyer la liste des participants, l'évaluation et les comptes du TU au 21.

Janvier

  • Payer la facture finale des cotisations.

Février

  • En conseil d'unité, expliquer comment faire la déclaration de camp dans Desk (voir document envoyé en février).
  • Déclarer ton weekend de TU.

Mars

  • Générer dans Desk l'attestation fiscale et la transmettre aux parents pour la déductibilité fiscale des frais du camp de l'année précédente.
  • Suivre les déclarations de camp dans Desk et le renvoi du Code qualité de l'animation de tous les staffs.

Avril

  • Suivre les déclarations de camp dans Desk et le renvoi du Code qualité de l'animation de tous les staffs.
  • Valider le départ en camp de chaque section dans Desk (AnU).

Mai

  • Renvoyer à la fédération le formulaire de demandes de subsides pour les locaux (31/05).
  • Valider le départ en camp de chaque section dans Desk (AnU).

Juin

  • S'assurer que les intendants et invités au camp aient bien été inscrits.
  • Vérifier que les assurances complémentaires éventuelles aient bien été souscrites.
  • Réceptionner les dossiers de subventions ONE.
  • Inscrire les participants au camp dans Desk.

Juillet

Août

  • Au retour de camps, valider les participants au camp dans Desk.