Gérer l'administratif et les biens de l'unité

Je vérifie et actualise le listing du conseil d’unité dans Desk (Gestion des personnes > Conseil d’unité).
J’inscris au plus vite les animateurs responsables dans Desk.
Je vérifie le listing des scouts de l’unité dans Desk avec chaque staff (Gestion des personnes > Liste des membres).
Je gère les inscriptions :
- Je veille à l’inscription des nouveaux scouts (l’animateur responsable peut le faire puisqu’il reçoit un accès automatique à Desk une fois renseigné comme tel).
- J’effectue les changements de sections pour les scouts et animateurs dans cette situation.
- Je désinscris les scouts qui ne participent plus aux réunions.
- J’inscris les intendants et les invités pour les camps.
Je vérifie et actualise le nom des personnes ayant accès à Desk (Gestion de Desk > Liste des accès à Desk).
Je veille à avoir des staffs équilibrés (en termes d’expérience, par exemple).
Je sors le rapport de Desk sur l’état administratif des membres avant d’imprimer les attestations fiscales (Gestion des événements > Liste de contrôle avant génération des attestations fiscales).

Je gère le(s) compte(s) en banque de l’unité.
- Les comptes en banque sont des comptes d'association de fait.
- Les comptes en banque sont correctement libellés (Les Scouts – code unité).
- L’animateur d’unité est titulaire sur chaque compte.
Je réalise un suivi des cotisations à payer à la fédération.
- Je vérifie l’état de créance financière de l’unité par rapport à la fédération (Gestion de l’unité > Balance unité).
- Je vérifie l’état de paiement des cotisations dues à la fédération (Gestion de l’unité > Impression des factures de l’unité).
- J’envoie un courrier explicatif des cotisations aux parents des scouts et au conseil d’unité.
- Je récolte les cotisations et les inscrits dans Desk pour les gérer.
- Je fais la chasse aux retards de paiement.
- Je mets en place les mécanismes de solidarité de l’unité pour ceux qui en ont besoin.
- J’envoie la demande de cotisations de solidarité au 21.
- Je règle la 1^re facture de cotisations à la fédération (fin novembre de l’année scoute).
- Je règle la 2^e facture de cotisations à la fédération (janvier de l’année scoute en cours).

Au niveau du local de l’unité :
- J’ai un exemplaire du contrat de location du local de l’unité en ma possession.
- J’ai rencontré le propriétaire du local.
- Je connais le montant des charges du local.
- Je sais, dans le conseil d’unité, qui a un exemplaire des clés du local de l’unité.
- Je fais le point sur les éventuels travaux à effectuer.
  Plus d'infos dans le cahier Le local d'unité.
Au niveau du matériel de l’unité :
Je fais le point sur le matériel que possède l’unité et où il est localisé.
Je fais le point sur le matériel que possède chaque section et où il est localisé.

Pour que l’unité continue à tourner et que la transition se fasse au mieux, je donne à mon successeur :

des informations relatives au local (contrat de location du local de l’unité, coordonnées des propriétaires, montant des charges du local…) ;
des informations relatives à la gestion des comptes (situation, changement de mandataire…) ;
des informations sur les orientations pédagogiques de l’unité (dernières décisions du conseil d’unité, enjeux pour les sections, évaluation du dernier TU…) ;
des informations sur le réseau de l’unité (contact communal, ASBL de gestion des locaux, école, paroisse…).
le document de transmission patrimoniale des biens de l'unité.

Je veille à la bonne organisation de tous les camps (dates, objectifs, budget, intendants, lieu…).
Je veille à ce que les déclarations de camp soient remplies dans Desk par les staffs.
Je vérifie que les contrats de location sont bien signés et en possession des staffs.
Je (AnU) valide le départ en camp dans Desk pour chaque section.
J’inscris les intendants et les invités.
Je souscris, à l'avance, les assurances complémentaires éventuelles à l’avance.
Je suis disponible pendant les camps.

Après les camps

Je veille à ce que les animateurs aient inscrit les participants au camp dans Desk.
J’imprime les documents pour les subsides ONE.
J’imprime les documents de déclaration fiscale et les transmets aux parents de l’unité.