Gérer l'administratif et les biens de l'unité
- Je vérifie et actualise le listing du conseil d’unité dans Desk (Gestion des personnes > Conseil d’unité).
- J’inscris au plus vite les animateurs responsables dans Desk.
- Je vérifie le listing des scouts de l’unité dans Desk avec chaque staff (Gestion des personnes > Liste des membres).
- Je gère les inscriptions :
- Je veille à l’inscription des nouveaux scouts (l’animateur responsable peut le faire puisqu’il reçoit un accès automatique à Desk une fois renseigné comme tel).
- J’effectue les changements de sections pour les scouts et animateurs dans cette situation.
- Je désinscris les scouts qui ne participent plus aux réunions.
- J’inscris les intendants et les invités pour les camps.
- Je vérifie et actualise le nom des personnes ayant accès à Desk (Gestion de Desk > Liste des accès à Desk).
- Je veille à avoir des staffs équilibrés (en termes d’expérience, par exemple).
- Je sors le rapport de Desk sur l’état administratif des membres avant d’imprimer les attestations fiscales (Gestion des événements > Liste de contrôle avant génération des attestations fiscales).
- Je gère le(s) compte(s) en banque de l’unité.
- Les comptes en banque sont des comptes d'association de fait.
- Les comptes en banque sont correctement libellés (Les Scouts – code unité).
- L’animateur d’unité est titulaire sur chaque compte.
- Je réalise un suivi des cotisations à payer à la fédération.
- Je vérifie l’état de créance financière de l’unité par rapport à la fédération (Gestion de l’unité > Balance unité).
- Je vérifie l’état de paiement des cotisations dues à la fédération (Gestion de l’unité > Impression des factures de l’unité).
- J’envoie un courrier explicatif des cotisations aux parents des scouts et au conseil d’unité.
- Je récolte les cotisations et les inscrits dans Desk pour les gérer.
- Je fais la chasse aux retards de paiement.
- Je mets en place les mécanismes de solidarité de l’unité pour ceux qui en ont besoin.
- J’envoie la demande de cotisations de solidarité au 21.
- Je règle la 1re facture de cotisations à la fédération (fin novembre de l’année scoute).
- Je règle la 2e facture de cotisations à la fédération (janvier de l’année scoute en cours).
- Au niveau du local de l’unité :
- J’ai un exemplaire du contrat de location du local de l’unité en ma possession.
- J’ai rencontré le propriétaire du local.
- Je connais le montant des charges du local.
- Je sais, dans le conseil d’unité, qui a un exemplaire des clés du local de l’unité.
- Je fais le point sur les éventuels travaux à effectuer.
Plus d'infos dans le cahier Le local d'unité.
- Au niveau du matériel de l’unité :
- Je fais le point sur le matériel que possède l’unité et où il est localisé.
- Je fais le point sur le matériel que possède chaque section et où il est localisé.
Pour que l’unité continue à tourner et que la transition se fasse au mieux, je donne à mon successeur :
- des informations relatives au local (contrat de location du local de l’unité, coordonnées des propriétaires, montant des charges du local…) ;
- des informations relatives à la gestion des comptes (situation, changement de mandataire…) ;
- des informations sur les orientations pédagogiques de l’unité (dernières décisions du conseil d’unité, enjeux pour les sections, évaluation du dernier TU…) ;
- des informations sur le réseau de l’unité (contact communal, ASBL de gestion des locaux, école, paroisse…).
- le document de transmission patrimoniale des biens de l'unité.
- Je veille à la bonne organisation de tous les camps (dates, objectifs, budget, intendants, lieu…).
- Je veille à ce que les déclarations de camp soient remplies dans Desk par les staffs.
- Je vérifie que les contrats de location sont bien signés et en possession des staffs.
- Je (AnU) valide le départ en camp dans Desk pour chaque section.
- J’inscris les intendants et les invités.
- Je souscris, à l'avance, les assurances complémentaires éventuelles à l’avance.
- Je suis disponible pendant les camps.
Après les camps
- Je veille à ce que les animateurs aient inscrit les participants au camp dans Desk.
- J’imprime les documents pour les subsides ONE.
- Je génère dans Desk les attestations fiscales et les transmets aux parents de l’unité.