Gérer l'administratif et les biens de l'unité

• Je vérifie et actualise le listing du conseil d’unité dans Desk (Gestion des personnes > Conseil d’unité).
• J’inscris au plus vite les animateurs responsables dans Desk.
• Je vérifie le listing des scouts de l’unité dans Desk avec chaque staff (Gestion des personnes > Liste des membres).
• Je gère les inscriptions :
  • Je veille à l’inscription des nouveaux scouts (l’animateur responsable peut le faire puisqu’il reçoit un accès automatique à Desk une fois renseigné comme tel).
  • J’effectue les changements de sections pour les scouts et animateurs dans cette situation.
  • Je désinscris les scouts qui ne participent plus aux réunions.
  • J’inscris les intendants et les invités pour les camps.
• Je vérifie et actualise le nom des personnes ayant accès à Desk (Gestion de Desk > Liste des accès à Desk).
• Je veille à avoir des staffs équilibrés (en termes d’expérience, par exemple).
• Je sors le rapport de Desk sur l’état administratif des membres avant d’imprimer les attestations fiscales (Gestion des événements > Liste de contrôle avant génération des attestations fiscales).

• Je gère le(s) compte(s) en banque de l’unité.
  • Les comptes en banque sont correctement libellés (Les Scouts – code unité).
  • L’animateur d’unité est titulaire sur chaque compte.
• Je réalise un suivi des cotisations à payer à la fédération.
  • Je vérifie l’état de créance financière de l’unité par rapport à la fédération (Gestion de l’unité > Balance unité).
  • Je vérifie l’état de paiement des cotisations dues à la fédération (Gestion de l’unité > Impression des factures de l’unité).
  • J’envoie un courrier explicatif des cotisations aux parents des scouts et au conseil d’unité.
  • Je récolte les cotisations et les inscrits dans Desk pour les gérer.
  • Je fais la chasse aux retards de paiement.
  • Je mets en place les mécanismes de solidarité de l’unité pour ceux qui en ont besoin.
  • J’envoie la demande de cotisations de solidarité au 21.
  • Je règle la 1^re facture de cotisations à la fédération (fin novembre de l’année scoute).
  • Je règle la 2^e facture de cotisations à la fédération (janvier de l’année scoute en cours).

• Au niveau du local de l’unité :
  • J’ai un exemplaire du contrat de location du local de l’unité en ma possession.
  • J’ai rencontré le propriétaire du local.
  • Je connais le montant des charges du local.
  • Je sais, dans le conseil d’unité, qui a un exemplaire des clés du local de l’unité.
  • Je fais le point sur les éventuels travaux à effectuer.
    Plus d'infos dans le cahier Le local d'unité.
• Au niveau du matériel de l’unité :
• Je fais le point sur le matériel que possède l’unité et où il est localisé.
• Je fais le point sur le matériel que possède chaque section et où il est localisé.

Pour que l’unité continue à tourner et que la transition se fasse au mieux, je donne à mon successeur :

• des informations relatives au local (contrat de location du local de l’unité, coordonnées des propriétaires, montant des charges du local…) ;
• des informations relatives à la gestion des comptes (situation, changement de mandataire…) ;
• des informations sur les orientations pédagogiques de l’unité (dernières décisions du conseil d’unité, enjeux pour les sections, évaluation du dernier TU…) ;
• des informations sur le réseau de l’unité (contact communal, ASBL de gestion des locaux, école, paroisse…).
• le document de transmission patrimoniale des biens de l'unité.

• Je veille à la bonne organisation de tous les camps (dates, objectifs, budget, intendants, lieu…).
• Je veille à ce que les déclarations de camp soient remplies dans Desk par les staffs.
• Je vérifie que les contrats de location sont bien signés et en possession des staffs.
• Je (AnU) valide le départ en camp dans Desk pour chaque section.
• J’inscris les intendants et les invités.
• Je souscris, à l'avance, les assurances complémentaires éventuelles à l’avance.
• Je suis disponible pendant les camps.

Après les camps

• Je veille à ce que les animateurs aient inscrit les participants au camp dans Desk.
• J’imprime les documents pour les subsides ONE.
• J’imprime les documents de déclaration fiscale et les transmets aux parents de l’unité.