Gérer l'administratif et les biens de l'unité

  • Je vérifie et actualise le listing du conseil d’unité dans Desk (Gestion des personnes > Conseil d’unité).
  • J’inscris au plus vite les animateurs responsables dans Desk.
  • Je vérifie le listing des scouts de l’unité dans Desk avec chaque staff (Gestion des personnes > Liste des membres).
  • Je gère les inscriptions :
    • Je veille à l’inscription des nouveaux scouts (l’animateur responsable peut le faire puisqu’il reçoit un accès automatique à Desk une fois renseigné comme tel).
    • J’effectue les changements de sections pour les scouts et animateurs dans cette situation.
    • Je désinscris les scouts qui ne participent plus aux réunions.
    • J’inscris les intendants et les invités pour les camps.
  • Je vérifie et actualise le nom des personnes ayant accès à Desk (Gestion de Desk > Liste des accès à Desk).
  • Je veille à avoir des staffs équilibrés (en termes d’expérience, par exemple).
  • Je sors le rapport de Desk sur l’état administratif des membres avant d’imprimer les attestations fiscales (Gestion des événements > Liste de contrôle avant génération des attestations fiscales).
  • Je gère le(s) compte(s) en banque de l’unité.
    • Les comptes en banque sont des comptes d'association de fait.
    • Les comptes en banque sont correctement libellés (Les Scouts – code unité).
    • L’animateur d’unité est titulaire sur chaque compte.
  • Je réalise un suivi des cotisations à payer à la fédération.
    • Je vérifie l’état de créance financière de l’unité par rapport à la fédération (Gestion de l’unité > Balance unité).
    • Je vérifie l’état de paiement des cotisations dues à la fédération (Gestion de l’unité > Impression des factures de l’unité).
    • J’envoie un courrier explicatif des cotisations aux parents des scouts et au conseil d’unité.
    • Je récolte les cotisations et les inscrits dans Desk pour les gérer.
    • Je fais la chasse aux retards de paiement.
    • Je mets en place les mécanismes de solidarité de l’unité pour ceux qui en ont besoin.
    • J’envoie la demande de cotisations de solidarité au 21.
    • Je règle la 1re facture de cotisations à la fédération (fin novembre de l’année scoute).
    • Je règle la 2e facture de cotisations à la fédération (janvier de l’année scoute en cours).
  • Au niveau du local de l’unité :
    • J’ai un exemplaire du contrat de location du local de l’unité en ma possession.
    • J’ai rencontré le propriétaire du local.
    • Je connais le montant des charges du local.
    • Je sais, dans le conseil d’unité, qui a un exemplaire des clés du local de l’unité.
    • Je fais le point sur les éventuels travaux à effectuer.
      Plus d'infos dans le cahier Le local d'unité.
  • Au niveau du matériel de l’unité :
  • Je fais le point sur le matériel que possède l’unité et où il est localisé.
  • Je fais le point sur le matériel que possède chaque section et où il est localisé.

Pour que l’unité continue à tourner et que la transition se fasse au mieux, je donne à mon successeur :

  • des informations relatives au local (contrat de location du local de l’unité, coordonnées des propriétaires, montant des charges du local…) ;
  • des informations relatives à la gestion des comptes (situation, changement de mandataire…) ;
  • des informations sur les orientations pédagogiques de l’unité (dernières décisions du conseil d’unité, enjeux pour les sections, évaluation du dernier TU…) ;
  • des informations sur le réseau de l’unité (contact communal, ASBL de gestion des locaux, école, paroisse…).
  • le document de transmission patrimoniale des biens de l'unité.

 

 

  • Je veille à la bonne organisation de tous les camps (dates, objectifs, budget, intendants, lieu…).
  • Je veille à ce que les déclarations de camp soient remplies dans Desk par les staffs.
  • Je vérifie que les contrats de location sont bien signés et en possession des staffs.
  • Je (AnU) valide le départ en camp dans Desk pour chaque section.
  • J’inscris les intendants et les invités.
  • Je souscris, à l'avance, les assurances complémentaires éventuelles à l’avance.
  • Je suis disponible pendant les camps.

Après les camps

  • Je veille à ce que les animateurs aient inscrit les participants au camp dans Desk.
  • J’imprime les documents pour les subsides ONE.
  • J’imprime les documents de déclaration fiscale et les transmets aux parents de l’unité.

La ligne du temps administrative