Organiser la vie de l'unité à distance

Organiser la vie de l’unité dans le respect des mesures sanitaires n’est pas toujours simple.

C’est pourquoi tu trouveras sur cette page différents conseils, informations utiles, outils et bonnes pratiques pour y arriver malgré tout.

Car même si les regroupements de bénévoles de + de 19 ans par petit groupe sont à ce jour possible, l’organisation en distanciel des CU/TU de plus grande importance reste la solution à privilégier. 

Tu trouveras ci-dessous une série de ressources pour t'accompagner en tant qu’équipe d’unité : 

Organise d'abord une réunion avec ton équipe pour réfléchir ensemble à ce que vous souhaitez mettre en place.

La règle sera d’autant mieux acceptée si tu prends le temps d’en parler avec les staffs, d’accueillir leurs éventuelles frustrations et de rappeler l’importance de ces activités pour les jeunes.

Comment diviser les staffs ?
  • Organise un CU pour réfléchir ensemble à la façon de faire des groupes, d’occuper les locaux ou l’environnement, de diviser les staffs et de redistribuer les animateurs vers les sections dans le besoin.
  • Fais émerger les atouts de chaque animateur (expérience, formation, complémentarité, disponibilité...) afin de composer les staffs le plus équilibré possible.
  • Demande de l’aide à d’autres staffs ou à des unités proches de chez toi si une section n’a pas assez d’animateurs.
  • Demande aux animateurs de se répartir en fonction de leurs affinités avec les enfants et les autres animateurs.
  • Organise un jeu pour amener les staffs à se répartir. 

La motivation est sans aucun doute, l’ingrédient de base, pour qu’un animateur s’implique. Dans quelle mesure leur réalité de ces derniers mois est venue altérer celle-ci ?  Au cours de cette année scoute, plus que particulière, fais le point sur la situation et prends le temps de discuter régulièrement avec eux sur les défis et les forces du moment. 

LE SOLEIL, C’EST DANS LA TÊTE QU’IL EST 

La saison des camps semble déjà loin. Cependant, l’année scoute a malgré tout pu démarrer. Selon la branche qu’ils animent, les animateurs ont l’occasion d’organiser des réunions avec un peu (parfois, beaucoup) d’aménagements.  Sans aucun doute, malgré le contexte, il y a des moments de bonheur. Et se mettre en projet avec son staff pour créer des jeux tous plus fun les uns que les autres, c’est une belle opportunité pour sortir du quotidien ternit par la situation actuelle. S’appuyer sur les bonheurs, petits ou grands, donne l’élan d’encore et toujours s’investir. En parler, permet d’en prendre conscience et de donner vie à tout ce qu’il y a de beau.

GARDER LE LIEN  

On te propose quelques pistes pour que les animateurs restent positifs et engagés : 

  • Continuer de prendre des nouvelles régulièrement des animateurs et animatrices, individuellement ou en réunion de staff.
  • Ecouter ce qu’ils vivent en réunions et les aider à faire ressortir le positif, même si ça leur semble compliqué.
  • Les remercier (c’est super important !) pour leur investissement.
  • Leur demander ce dont ils rêvent pour leur staff, pour la suite de cette année(dynamique, projet, relation...).
DU POSITIF, RIEN QUE DU POSITIF! 
  • Chacun choisit une photo d’une réunion  (ou un souvenir de camp) qui lui rappelle un bon moment et la partage à son staff et son équipe d’unité en donnant quelques explications.
  • Définir un top 3 des activités scoutes qui me font le plus vibrer pendant l’année.
  • Lancer une chaine : partager un mot positif sur un membre du staff ou une qualité... 
  • Evoquer une galère pendant l’année ou le camp et comment on s’en est sorti collectivement.
  • Faire le point sur tout ce qu’on a appris en animant et ce qu’on aimerait améliorer l’année prochaine. 
en virtuel

Pénible de faire du virtuel par les temps qui courent... On n'arrête pas d'en faire ! Et pourtant, on a sondé les animateurs et l’intérêt est bien là. On te conseille donc de te lancer dans le TU même s’il demandera quelques adaptations. Sur cette page, nous te proposons trois adaptations de kits CU pour pouvoir les vivre en virtuel.

Au vu de l’évolution de la situation sanitaire et des protocoles, quelques changements sont à prendre en compte. Découvre ce qui a changé concernant les temps de formation valorisables, ce que tu peux faire avec ton équipe et ce que la fédération prévoit de mettre en place pour vous soutenir au mieux.

Comptabiliser les temps de formation
  • Les modules en virtuel ne sont plus limités à 10 heures.

    • Peuvent être comptabilisés comme temps de formation :
      Les conseils d’unité formatifs ou en lien avec le contenu-même de l’animation qui ont eu lieu depuis la fin des camps de 2020. Par exemple, les conseils d’unité qui abordent l’évolution de nos traditions d’unité, la gestion des conflits entre scouts, le débriefing des camps ou encore l’identité de l’unité.
      Ne peuvent pas compter les conseils d’unité qui traitent d’autres contenus. Par exemple, la rénovation des locaux ou d’autres thématiques purement organisationnelles.

    • Si en comptabilisant les modules de TU et de CU, tu ne parviens pas à 20h de formation, comptabilise malgré tout le nombre d’heures de formation données. Nous reviendrons vers toi pour collecter ces données et nous les prendrons en compte dans le parcours de formation de tes animateurs. Pour ton information, nous nous chargeons également de reconnaitre les journées de formations complémentaires ou les actions (Scoutopia, Délégués days…) auxquelles tes animateurs ont participé et qui peuvent également être valorisées.
Agir en équipe

Ce que tu peux faire avec ton équipe :

  • Comptabiliser l’ensemble des heures valorisables et t’assurer que tu disposes des présences lors de ces temps de formation.

  • Continuer à organiser des temps de formation. Au-delà de la comptabilisation pour le parcours de formation, nous sommes convaincus de l’intérêt d’accompagner et de former nos animateurs pour leur permettre de mettre en place une animation encore plus qualitative, dans les meilleures conditions possibles.

  • Prendre contact avec les animateurs en cours de formation ou qui projettent de commencer. C’est pour eux que le comptage d’heures est le plus important.
Assurer le suivi des parcours de formation

Afin de gérer au mieux le suivi du parcours de formation de chaque animateur, nous avons décidé de mettre en place :

  • Un système de récolte des heures de formation valorisables auprès des équipes d’unité. Nous reviendrons vers vous dans les prochaines semaines.
  • Un système de suivi individuel pour les animateurs qui ont commencé leur parcours de formation. Nous communiquerons directement vers eux.
  • Des possibilités de formations supplémentaires au niveau de la fédération (sous forme de journées ou de soirées, en fonction des besoins).

Tu trouveras ci-dessous des conseils pour emmener le moment et trois adaptations de kits CU pour pouvoir les vivre en virtuel. 

Encode ton TU dans Desk 
  • Indiquer la date d’un weekend inclus dans la période durant laquelle sont prévus les temps de formation en présentiel. (Un encodage de week-end est nécessaire pour valider le nombre d’heures de formation.) 
  • Ajouter dans le champ “descriptif de ce camp” de ce TU, le détail des différents moments de formation (date, horaire). 
Récolter les attentes

Ask the scouts. Avant toute chose, commence par récolter les attentes de tes animateurs. Qu’attendent-ils de ce TU ? Quels sont leurs besoins en ce qui concerne leur rôle d’animateur ou la vie de l’unité ? Quelles sont les thématiques qui font sens pour eux ?

Planifier l’ensemble des temps de formation

Une fois le contenu du TU défini, réalise en équipe d’unité un planning. Les temps de formation s’étaleront suffisamment dans le temps pour ne pas assommer les animateurs. Ils s’enchaîneront malgré tout dans un délai raisonnable pour ne pas perdre le fil.  

DES SUJETS OBLIGATOIRES, À ABORDER TOUS LES DEUX ANS

Pour que le parcours de formation des animateurs de ton unité soit complet, deux sujets doivent être abordés, exclusivement lors d'un TU : Santé, sécurité et hygiène et La relation avec les parents. C’est pour cela que nous te proposons, sur cette page, une adaptation pour les vivre en virtuel.

Prévoir des moments plus fun

Enchaîner 20h de modules de formation, c’est dense pour l’équipe d’unité comme pour les animateurs. Comment se changer les idées ?

  • Après 1h30, maximum deux heures, de modules propose une pause ludique. Ici, quelques activités brise-glace dont tu peux t’inspirer.
  • Propose à tes animateurs de vivre une activité spirituelle ou aux valeurs. Ces animations ont du sens quelles que soient les convictions de chacun. Sur la plateforme de partage, tu trouveras une dizaine de fiches adaptées pour chaque section. Sers-toi dans celles proposées pour les pionniers, par exemple.
  • Organise un teambuilding virtuel. En équipe d’unité, réfléchissez à ce que vous voudriez mettre en avant lors de ce moment. Ensuite, pensez aux adaptations à prévoir pour le vivre à distance. Les possibilités  numériques sont multiples :  blind test, escape room, jeux de société en ligne...  Et pourquoi ne pas déjà imaginer des activités à vivre en présentiel lorsque ce sera possible ? 
  • Quitter l’écran ! Selon l’enchaînement des modules, le conseil d’unité aura sans doute besoin de prendre l’air. Prépare un petit défi promenade : Sortez vous aérer pendant 30 minutes et :
  1. Faites une photo de ce qui vous inspire quand vous pensez au scoutisme.
  2. Choisissez un sentiment, une émotion que vous ressentez par rapport à ce TU virtuel.
  3. Identifier un titre de chanson qui vous inspire lorsque vous pensez à votre dernier camp.
Emmener les temps de formation
  • Aide-toi de nos conseils et bonnes pratiques pour la réalisation de réunions en ligne pour sélectionner la meilleure plateforme selon tes besoins, planifier, organiser et animer ta réunion, ton C.U. ou ton T.U.
  • Évite de multiplier les plateformes. Cela prend toujours un certain temps de se familiariser avec celles-ci. Privilégie les outils déjà maîtrisés par la majorité des participants. 
  • Pense à faire appel aux personnes ressources de ton conseil d’unité. Certains sont peut-être super à l’aise avec les outils.
  • Pense à accueillir les premiers animateurs et à attendre les autres. Cet accueil peut être lancé par une activité brise-glace, un tour de parole des animateurs sur leur humeur, un tour des animateurs qui veulent partager quelque chose, etc. Lorsque tous les participants sont prêts à commencer le temps de formation, souhaite-leur la bienvenue et explique les différentes étapes du temps de formation en annonçant également les pauses.
  • Privilégie le travail en petits groupes. Autant d’animateurs réunis sur un seul écran limite l’implication des participants. N’hésite pas à répartir le conseil d’unité par staff ou en petits groupes pour travailler sur une thématique en particulier. Comme le plan éducatif de staff, par exemple. Veille à donner toutes les consignes lors du démarrage de la tâche et à préciser une heure précise pour la mise en commun. Les sous-groupes s’organisent entre eux pour le canal qu’ils vont utiliser. Si c’est Messenger qui les tente, très bien !

Le kit TU Relation avec les parents est à ta disposition en téléchargement sur le site. En quelques mots, voici une piste pour emmener ce moment virtuellement. N’hésite pas à lire le kit CU  dans son entièreté pour plus de contexte.  

Pour info, ce sujet doit être abordé tous les deux ans en TU pour répondre à la législation.  

OBJECTIF  

L’objectif de ce temps de formation est d’outiller les animateurs pour établir et entretenir une bonne relation avec les parents de l’unité. 

Au préalable : un ou deux jours avant le CU, les membres de l’équipe d’unité  demandent aux animateurs de réfléchir à des situations qu’ils ont vécues avec des parents. Ces relations peuvent être agréables et/ou désagréables. Les animateurs les notent quelque part pour garder une trace. Les jeunes animateurs peuvent imaginer des situations. 

Accroche (10 min) Grand Groupe 

Les animateurs remplissent le questionnaire “Ma relation avec les parents” sur Microsoft Forms en direct. Ici , un modèle prêt à l’emploi. Il suffit de le dupliquer. Lorsque tu partages le questionnaire, sois attentif à cocher l’option pour envoyer et recueillir les réponses : Toute personne ayant le lien peut répondre.   

Une fois que tous les animateurs ont répondu au questionnaire, présente les résultats au groupe. Ainsi, chacun découvre la tendance générale concernant la relation des animateurs avec les parents.  

Éveil (10 min) Grand groupe 

Objectif de l’étape : permettre aux animateurs d’exprimer les difficultés rencontrées dans leurs relations avec les parents.  

Sur un tableau blanc collaboratif, les animateurs regroupent les situations auxquelles ils avaient dû penser avant le CU.  Ils les notent selon deux couleurs : 

  • Vert : les situations agréables 
  • Bleu : les situations désagréables 

Outils gratuits : 

  • Certaines plateformes proposent la fonctionnalité tableau blanc (Teams, Zoom).
  • Sinon, utilise Jamboard sur Google. L’équipe d’unité ne devra pas oublier de partager le lien pour accéder au tableau blanc. Le créateur du tableau doit avoir un compte Google mais pas les participants. 
Apport (30 min)  

Objectif de l’étape : mieux comprendre les parents. Découvrir la communication non violente pour prendre du recul face à une situation. 

Présenter la vidéo suivante. Une fois la vidéo visionnée, faire une mini synthèse des 5 étapes de la CNV : 

  1. Les sentiments : j’exprime comment je me sens (colère, espoir, haine, joie, surprise...). 
  2. Les besoins : j’identifie les besoins nécessaires (humour, respect, liberté, créativité, confiance...) 
  3. La demande : expliquer mes demandes pour pouvoir satisfaire mes besoins. La demande doit être précise, concrète, limitée dans le temps, réalisable et négociable. 
  4. L’observation : prendre le temps de vérifier la réalité, éviter de se faire des films. 
  5. La pratique

Pour en connaitre davantage sur la communication non violente :  

Production (1h) Par 2 ou 3 staffs 

Objectif de l’étape : apprendre à mieux communiquer avec les parents. Identifier des pistes de résolution. 

Étape 1 : En staff (20 minutes) 

Répartis les animateurs par staff. Donne-leur les consignes : 

  • Choisissez plusieurs situations désagréables sur le tableau blanc, autres que les vôtres. Ensemble, essayez de vous mettre à la place des parents et imaginez les raisons qui pourraient expliquer, justifier, aider à comprendre leur comportement ou leur réaction. Un animateur prend note sur un document partagé (ex : Google Drive).  
  • Pour chaque situation, identifiez une émotion ressentie (par l’animateur ou le parent), un besoin correspondant à cette émotion et cherchez des solutions pour que la collaboration avec les parents soit la plus positive possible. 

Étape 2 : Par 2 ou 3 staffs (10 minutes) 

En fonction de la taille de ton conseil d’unité, regroupe 2 ou 3 staffs. Un équipier d’unité sera présent dans chaque groupe. À tour de rôle, les groupes présentent une situation désagréable sur laquelle ils ont travaillé et partagent leurs conclusions. 

Étape 3 : En staff (30 minutes) 

Poste le lien vers le Kit TU Relation avec les parents.  Sur les pages 7 et 8, se trouvent neuf moments de relation avec les parents : la rencontre à domicile chez les parents, la réunion pour le camp, les informations écrites, les moments d’anticipation, etc. Pour chacune de ces situations le staff doit répondre aux questions. Le but est que les animateurs élaborent des techniques pour améliorer la communication.  

Une fois qu’il a terminé, le staff fait appel à un membre de l’équipe d’unité. Celui-ci choisit, au hasard, quatre moments pour lesquels le staff présente les techniques imaginées. 

Retour sur soi (10 min) grand groupe 

Sur une feuille, les animateurs notent trois choses qu’ils ont apprises et/ou qu’ils trouvent indispensables pour avoir une bonne relation avec les parents.  

Ceux qui le souhaitent, partagent leurs bonnes idées.  

Relation avec les parents

Établir et entretenir une bonne relation avec les parents de l'unité.

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3.09 MB - 19 pages
Kit CU 01 Relation parents complet.pdf

Le kit TU Santé, sécurité et hygiène est à ta disposition en téléchargement sur le site. En quelques mots, voici une piste pour emmener ce moment virtuellement. N’hésite pas à lire le kit CU  dans son entièreté pour plus de contexte. 

Pour info, ce sujet doit être abordé tous les deux ans en TU pour répondre à la législation qui impose d’inclure des temps de formation concernant la prévention, la sécurité et le secourisme.

OBJECTIF

L’objectif de ce module est de mieux prévenir les risques pour la santé et la sécurité dans l’animation et de mettre en place des dispositifs pour les éviter.

ACCROCHE
ÉVEIL
  • En grand groupe, les animateurs listent et catégorisent toute une série des risques d’accident ou d’incident pouvant survenir durant une activité scoute. 
  • L’utilisation d’un tableau blanc en ligne (différente formule gratuite existe : Google Jamboard, Padlet, etc.) que tout le monde pourra compléter simultanément est un outil particulièrement adéquat pour cet atelier.
  • Présente ensuite la liste approfondie des catégories de risque.
APPORT
PRODUCTION
  • Chaque staff se réunit de son côté (si possible avec un membre de l’équipe d’unité) et :
    • réalise un état des lieux de ce qui se fait déjà bien dans la section au niveau sécurité, santé et hygiène et ce qui est perfectible ;
    • élabore son PPSS (Plan de Prévention Santé et Sécurité) de section (à l’aide des différentes ressources et de l’expérience acquise)
    • pour ce faire un document à remplir a été spécialement produit. 
  • Pour organiser ce moment en petits groupes, tu peux prévoir des sous-salles (ou des sous- canaux selon la plateforme qu,e tu utilises) ou plus simplement proposer à chaque groupe de s’organiser entre eux pour se réunir virtuellement.
  • Définir une heure précise pour se retrouver en conseil d’unité pour la mise en commun.
RETOUR SUR SOI

Chaque participant fait le point sur ses compétences quant à la gestion des incidents/accidents.

  • « Quelles sont les questions qui me restent après ce module ? »
  • « Quelles sont les matières et/ou domaines dans lesquels je pourrais m’améliorer afin d’encore mieux réagir en cas d’incidents ou d’accident ? »

Santé, sécurité et hygiène

Mieux prévenir les risques pour la santé et la sécurité dans l’animation

Le sujet "Santé, sécurité et hygiène" doit être abordé tous les deux ans en TU pour répondre à la législation qui impose d'inclure ce thème dans les temps de formation.

 

Pour mieux prévenir les risques et mettre en place des dispositifs pour les éviter, ce kit TU détaille la marche à suivre pour élaborer un Plan de prévention santé et sécurité pour chaque section et pour l'unité toute entière.

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8.87 MB - 51 pages
Kit TU 04 sante secu hygiene complet.pdf

Le kit CU pour construire le contrat d’animation d’unité est à ta disposition en téléchargement sur le site. En quelques mots, voici une piste pour emmener ce moment virtuellement. N’hésite pas à lire le kit CU  dans son entièreté pour plus de contexte. 

Accroche
  • Présenter l’objectif de la rencontre : réfléchir ensemble aux priorités pour faire avancer l’unité.
  • Les participants choisissent une photo de paysage sur le web qui met en avant leur perception de l’unité et la partagent.
Apport
  • Pour s’approprier les piliers du Plan USO , l’équipe d’unité présente ceux-ci dans les grandes lignes. Pour plus d’efficacité, l’équipe d’unité se répartit à l’avance les différents piliers à présenter.
Éveil
  • Prioriser les piliers en proposant aux animateurs de compléter un formulaire en ligne.
    • Ici , un modèle prêt à l’emploi. Il suffit de le dupliquer. Lorsque tu partages le questionnaire, sois attentif à cocher l’option pour envoyer et recueillir les réponses : Toute personne ayant le lien peut répondre. 
    • Tu peux également créer ton propre formulaire ou organiser un vote comme bon te semble en t’inspirant de ce document.
Production
  • Les 4 piliers ayant obtenu le meilleur score déterminent les 4 groupes de travail. Pour répartir les animateurs dans les groupes de travail, citer le nom d’un pilier et demander à (minimum) un animateur par section de se proposer. 
  • Chaque groupe de travail se réunit de son côté et :
    • s’approprie les enjeux du pilier qui lui est attribué (détaillés dans le Plan USO) ;
    • fait le point sur la situation actuelle de l’unité et se donne une direction pour les deux ans à venir ;établit un plan d’actions concrètes.

Pour organiser ce moment en petits groupes, tu peux prévoir des salles de sous-commission ou des canaux selon la plateforme que tu utilises ou plus simplement proposer à chaque groupe de s’organiser entre eux pour se réunir.

  • Définir une heure précise pour se retrouver en conseil d’unité pour la mise en commun.
Retour sur soi

Chaque participant réfléchit à ce qu’il peut mettre en place pour faire avancer l’unité.

Contrat d'animation d'unité

Construire et faire vivre le contrat d'animation d'unité.

  • Construire le contrat d'animation d'unité : faire émerger quatre piliers du plan USO qui seront les grands axes du contrat d’animation d’unité, mais également construire collectivement un contrat d’animation d’unité et le plan d’action qui permettra de le réaliser.
  • Faire vivre le contrat d'animation d'unité : conscientiser les animateurs sur leur part de responsabilité dans la réalisation de ce contrat, mais également vivre et faire vivre le contrat d’animation d’unité.
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2.81 MB - 27 pages
Kit CU 25 CAU complet.pdf