Organiser la vie de l'unité à distance

Comme tu le sais maintenant, l’année scoute peut enfin démarrer… mais pas n’importe comment pour autant. En effet, en fonction du code couleur dans lequel nous sommes, des mesures spécifiques sont à respecter.  

Malgré ces mesures et ce qui est autorisé par le vade-mecum, le bon réflexe à avoir cette année reste de limiter au strict minimum les réunions en présentiel et leur préférer des alternatives à distance.  

En d’autres termes, continue de favoriser les réunions virtuelles pour tes C.U. et autres réunions d’organisation nécessitant la présence de plusieurs staffs, etc. 

Tu trouveras ci-dessous une série de ressources pour t'accompagner en tant qu’équipe d’unité : 

  • Des conseils et des bonnes pratiques pour des réunions virtuelles de qualité 
  • Des idées pour débriefer les camps et composer les staffs de manière virtuelle 
  • Des conseils pour garder les animateurs motivés  
  • Une conduite pour construire le contrat d'animation d'unité à distance 

Se réunir à distance autant que possible

Nous te recommandons de privilégier au maximum des réunions à distance plutôt qu’en présentiel.  

Aide-toi de nos conseils et bonnes pratiques pour la réalisation de réunions en ligne pour sélectionner la meilleure plateforme selon tes besoins, planifier, organiser et animer ta réunion ou ton C.U. 

La fin de cette année scoute particulière pointe le bout de son nez et avec elle, les questions relatives aux compositions des staffs commencent à émerger. Chaque année, de nouveaux animateurs viennent remplacer les anciens et permettent à notre fédération de perdurer. Cette année encore, les staffs vont se former. Les habitudes seront à bouleverser pour y parvenir en respectant les règles sanitaires en vigueur actuellement. 

La période pendant laquelle les staffs va se former commence maintenant et court jusqu’en septembre, avant la rentrée scoute. N’hésite pas à changer les habitudes de ton unité et à prendre le temps de préparer cette rencontre avec ton équipe d’unité. Tu fourniras ainsi un moment important aux animateurs : ils auront l’occasion de discuter, de se retrouver ou encore de se décider. 

Préparer la réunion en équipe d’unité

Imaginer le déroulement 

Une réunion qui se passe bien est une réunion bien préparée. Imagine une conduite de réunion comme tu le ferais pour n’importe quel conseil d’unité. C’est d’autant plus important si tu n’es pas très à l’aise avec les réunions à distance. 

  • Comment composer les staffs ?  
  • Quel dispositif utiliser ?  
  • Quels sont les points d’attention ?  

L’important est de définir comment peuvent s’articuler les différents moments. 

Identifier le moyen de mener la réunion à distance 

Peut-être as-tu déjà pris des habitudes de réunir un conseil d’unité confiné à moins que tu ne sois pas à l’aise avec ces technologies... Pas d’inquiétude, les animateurs auront une solution à te proposer. Les moyens de communication, ça les connait !  Appelle-les au secours et confie-leur la mission de trouver une solution technique.   

Et pour ceux qui ne les connaissent pas encore, ici des conseils et bonnes pratiques pour les réunions en ligne. 

Adapter votre animation 

Adapter votre réunion habituelle tout en gardant les techniques d'animation que tu connais :  

  • Des petits groupes de discussion (on se retrouve à 3 ou 4 sur Whatsapp  ou Messenger par exemple) ; 
  • Des rapporteurs qui font la synthèse des idées ; 
  • Des échanges en grand groupe ; 
  • Un tableau virtuel pour noter les idées (avec Padlet par exemple). 

Tu percevras l’importance de la préparation préalable. 

Désigner un facilitateur 

Une personne sera identifiée pour mener les discussions. Celle-ci sera suffisamment outillée et au clair avec le déroulement. Il peut s’agir d’une personne de l’équipe d’unité ou d’un animateur à l’aise avec les échanges en ligne. 

Porter une attention à chacun en cadrant l’animation 

Enfin, il faut que chaque animateur s’y retrouve et soit entendu. Les réunions en ligne ne permettent pas de percevoir ce que pensent, ressentent et vivent les animateurs, contrairement aux rencontres présentielles. Sois attentif à ce que chacun puisse s’exprimer : il y a des solutions pour lever la main virtuellement, poser des questions par écrit... Penses-y avant pour éviter la cacophonie et communique les règles dès le début de la réunion. 

Points d’attention pour composer les staffs

Constituer un staff équilibré et viable, ça ne s’improvise pas ! Faut que ça fonctionne au minimum 12 mois et les profils qui le composent doivent être les plus  complémentaires possibles. 

Cependant n’oublie pas, dans notre fédération, l’animateur d’unité est le responsable des ressources humaines. Il recrute, accueille, met en place et accompagne les animateurs. C’est donc l’équipe d’unité qui valide l’engagement définitif d’un nouvel animateur ou d’une nouvelle animatrice dans l’unité ou dans un staff. Comment s’y prendre ? 

Consulter et impliquer tout le monde 

Ça parait évident mais pour que tout le monde soit partie prenante dans le processus de composition des staffs et plus largement dans son job d’animateur durant toute l’année, veille à bien consulter chacun. Du jeune pionnier pas encore tout à fait animateur au vieux loup de mer passé par toutes les branches.  

Instaurer une ambiance décontractée 

Il suffit parfois de quelques détails pour rendre l’ambiance plus décontractée. En présentiel, peut-être as-tu l’habitude de proposer une boisson et des friandises à déguster pendant le conseil d’unité ? Et au fond, rien ne t’empêche de procéder de même en virtuel ! Un petit message pour prévenir chacun de se connecter au C.U. avec ses victuailles et le tour est joué ! À toi d’être créatif pour réinventer ce moment. 

Un petit jeu avant de commencer peut aussi mettre une ambiance sympa et décontractée. Qui plus est, s’il est « bien choisi » il peut même permettre d’aborder une thématique ou l’autre par la suite. 

Définir ensemble les besoins de chaque staff 

Avant de construire les staffs, prenez le temps tous ensemble de définir les besoins de chaque branche et le profil idéal du staff (nombre idéal d’animateurs en regard du nombre de scouts, compétences nécessaires pour animer cette branche…) 

Laisser chacun s’exprimer sur ses attentes 

Dans un premier temps, invite les animateurs à s’exprimer non seulement sur la ou les branche(s) dans laquelle/lesquelles ils souhaitent animer mais aussi sur leurs attentes par rapport au staff (exemple : que chacun soit présent à toutes les réunions, qu’on puisse se faire confiance dans le staff, que la communication soit facile…). Dans un second temps, tu peux également leur demander leurs affinités. 

Un coup de pouce ?

Voici une suggestion « clé sur porte » de conseil d’unité pour composer des staffs en permettant à chacun de trouver sa place tout en gardant un équilibre. Ce dispositif se déroule en 3 temps : « se connaitre », « se poser des questions » et « bouger bouger ». Quelques menues adaptations seront nécessaires pour rendre la chose réalisable en virtuel mais rien d’impossible. À ton clavier !

La motivation est sans aucun doute, l’ingrédient de base, pour qu’un animateur s’implique. Dans quelle mesure leur réalité de ces derniers est venue altérer celle-ci ? Profite de cet été pour discuter avec eux et leur rappeler que le meilleur reste à venir. 

Le cercle vertueux 

Les animateurs se sont réjouis de pouvoir partir en camp, ils ont inventé ou adapté les activités et ont fait vivre aux scouts des moments inoubliables. Pour sûr, même dans ces conditions coronesques, ils ont partagé de bons moments. Il faut s’appuyer là-dessus pour les garder motivés. C’est ce qu’on appelle le cercle vertueux, un bon tuyaux que nous avait partagé Manfred (LU005) pour garder les animateurs motivés ! 

Garder le lien  

On ne sait pas encore comment la rentrée va se passer, mais il est essentiel de veiller à garder des staffs prêts à se relancer. On te propose quelques pistes pour qu’ils restent positifs et engagés : 

  • Prendre des nouvelles des animateurs et animatrices, individuellement ou en réunion de staff ; 
  • Ecouter ce qu’ils ont vécu en camp et les aider à faire ressortir le positif, même si ça leur a semblé compliqué ; 
  • Les remercier (c’est super important !) pour leur investissement ; 
Du positif, rien que du positif! 
  • Chacun choisi une photo de son camp (ou un souvenir) qui lui rappelle un bon souvenir et la partage à son staff et son équipe d’unité en donnant quelques explications ; 
  • Définir un top 3 des activités scoutes qui me font le plus vibrer pendant l’année ; 
  • Ce dont je rêve pour mon staff cette année (dynamique, projet, relation...) ; 
  • Lancer une chaine : partager un mot positif sur un membre du staff ou une qualité... 
  • Evoquer une galère pendant l’année ou le camp et comment on s’en est sorti collectivement ; 
  • Faire le point sur tout ce qu’on a appris en animant et ce qu’on aimerait améliorer l’année prochaine. 

Et ceux qui ne sont pas partis en camps ?

Si les animateurs n’ont pas fait de camps, il est d’autant plus important de garder le lien et de chercher à motiver les staffs pour l’année prochaine. Les conseils proposés ici restent pertinents, si ce n’est que les animateurs s’appuient sur l’année scoute écoulée plutôt que sur le camp. 

Le kit CU pour construire le contrat d’animation d’unité est à ta disposition en téléchargement sur le site. En quelques mots, voici une piste pour emmener ce moment virtuellement. N’hésite pas à lire le kit CU  dans son entièreté pour plus de contexte. 

Accroche
  • Présenter l’objectif de la rencontre : réfléchir ensemble aux priorités pour faire avancer l’unité.
  • Les participants choisissent une photo de paysage sur le web qui met en avant leur perception de l’unité et la partagent.
Apport
  • Pour s’approprier les piliers du Plan USO , l’équipe d’unité présente ceux-ci dans les grandes lignes. Pour plus d’efficacité, l’équipe d’unité se répartit à l’avance les différents piliers à présenter.
Éveil
  • Prioriser les piliers en proposant aux animateurs de compléter un formulaire en ligne.
    • Ici , un modèle prêt à l’emploi. Il suffit de le dupliquer. Lorsque tu partages le questionnaire, sois attentif à cocher l’option pour envoyer et recueillir les réponses : Toute personne ayant le lien peut répondre. 
    • Tu peux également créer ton propre formulaire ou organiser un vote comme bon te semble en t’inspirant de ce document.
Production
  • Les 4 piliers ayant obtenu le meilleur score déterminent les 4 groupes de travail. Pour répartir les animateurs dans les groupes de travail, citer le nom d’un pilier et demander à (minimum) un animateur par section de se proposer. 
  • Chaque groupe de travail se réunit de son côté et :
    • s’approprie les enjeux du pilier qui lui est attribué (détaillés dans le Plan USO) ;
    • fait le point sur la situation actuelle de l’unité et se donne une direction pour les deux ans à venir ;établit un plan d’actions concrètes.

Pour organiser ce moment en petits groupes, tu peux prévoir des salles de sous-commission ou des canaux selon la plateforme que tu utilises ou plus simplement proposer à chaque groupe de s’organiser entre eux pour se réunir.

  • Définir une heure précise pour se retrouver en conseil d’unité pour la mise en commun.
Retour sur soi

Chaque participant réfléchit à ce qu’il peut mettre en place pour faire avancer l’unité.

Contrat d'animation d'unité

Construire et faire vivre le contrat d'animation d'unité.

  • Construire le contrat d'animation d'unité : faire émerger quatre piliers du plan USO qui seront les grands axes du contrat d’animation d’unité, mais également construire collectivement un contrat d’animation d’unité et le plan d’action qui permettra de le réaliser.
  • Faire vivre le contrat d'animation d'unité : conscientiser les animateurs sur leur part de responsabilité dans la réalisation de ce contrat, mais également vivre et faire vivre le contrat d’animation d’unité.
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Kit CU 25 CAU complet.pdf

Les TU non résidentiels sont possibles actuellement, aux conditions suivantes :

  • Il s’agit de formation en présentiel : les formations en ligne ne sont pas comptabilisées.
  • Le cumul des temps de formation doit faire 20h (totalité des modules).
  • Un temps de formation dure entre 3h et 11h.
  • Le TU doit être réparti sur une période maximum de 4 mois.
  • C’est un moment spécifique de formation qui n’est pas vécu en CU.
Encodage du TU dans DESK
  • Indiquer dans DESK la date d'un week-end inclus dans la période durant laquelle sont planifiés les différents modules de formation (un encodage de week-end est nécessaire pour valider le nombre d’heures de formation).
  • Ajouter, dans le champ « Descriptif de camp » de ce TU, le détail des différents moments de formation (dates et horaires).