Communiquer avec les parents

Un des challenges de ces camps est de s’adapter aux mesures qui ont encore changé dernièrement. La communication étant la clé pour garder du lien avec tous les acteurs de l’unité, nous te livrons ici quelques conseils pour soigner celle-ci.

Réunissez le conseil d’unité pour assurer un discours commun et cohérent à toute l’unité.

  • Dans un premier temps, assurez-vous que les animateurs soient au clair avec les dernières mesures. Si nécessaire, prenez un temps pour les clarifier. 
  • Ensuite, définissez ensemble la mise en pratique de ces mesures dans vos prochaines activités scoutes.
  • À présent, mettez-vous d’accord sur les modalités pratiques : que communique-t-on ? Et quand ? Via quels canaux de communication ? Qui s’en charge au sein de l’équipe ? Etc.
  • Soyez à l’écoute des animateurs qui ne sauraient pas comment communiquer avec les parents, en particulier les nouveaux qui n’ont pas eu l’opportunité d’animer cette année. Pour information, un contenu de ce type leur est spécifiquement dédié, ici.
  • Si votre communication est organisée en plusieurs niveaux (équipe d'unité > parents ; animateurs > parents ; équipe d'unité > animateurs), assurez-vous que les messages soient cohérents à tous les niveaux.

Communique à bon escient - ni trop, ni trop peu – et au bon moment.

  • Il est important de montrer aux parents que l’équipe d’unité est sur la balle et qu’elle suit de près la situation et les éventuels impacts de celle-ci sur la vie scoute de leur enfant. Il est donc recommandé de communiquer régulièrement et de façon proactive vers les parents. Néanmoins, il ne faut pas les inonder de messages au risque de les alarmer plus que nécessaire.
  • Lors de nouvelles instructions des autorités, nous communiquons d’éventuelles nouvelles recommandations. Un timing idéal est donc d’attendre que la fédération se soit exprimée afin d’en tenir compte et de t’en inspirer ensuite pour tes communications.
  • Assure-toi que l’information délivrée sur l’éventuel site internet (ou la page FB) de ton unité soit toujours à jour.
  • À la fin de chaque communication, rappelle aux parents que l’équipe d’unité se tient à disposition pour toutes questions restées en suspens ou craintes non dissipées.
  • Évite d’annoncer une date précise pour la prochaine communication, au risque de ne pas pouvoir la tenir pour l’une ou l’autre raison et créer trop d’attentes chez les parents.

Que les parents décident de laisser leur enfant participer aux activités scoutes ou pas, ce choix est le bon pour leur enfant. Plus que jamais, c’est le bonheur du jeune qui doit guider nos réflexions. Dans tous les cas, il a et aura toujours sa place dans le scoutisme. Dans tous les cas, nous faisons pleinement confiance aux animateurs qui seront attentifs, dans la mesure de leurs possibilités, à garder le lien avec chaque scout.

Avoir une communication claire, régulière, proactive mais non abusive permet d’informer le plus objectivement possible les parents et donc de les rassurer dans la plupart des cas.

Cette année, les réunions de parents en présentiel sont autorisées dans un but de bonne organisation du camp. Tu trouveras les conditions d’organisation dans le vadémécum de cette année.
Pour les parents qui ne seraient pas à l’aise à l’idée d’une rencontre en chair et en os, il est toujours possible d’organiser une rencontre virtuelle, ou de prendre contact par mail ou par téléphone.

Inspire-toi des communications officielles - actuelles et à venir - de la fédération afin de construire celles de ton équipe. Pour avoir une vue d'ensemble, consulte la page principale sur le sujet

Autant que faire se peut, adopte les attitudes clés suivantes :

  • sois calme ;
  • sois rationnel ;
  • sois rassurant ;
  • sois prudent dans tes actes et tes propos ;
  • réponds avec tes mots, dans un langage simple ;
  • ose dire "je ne sais pas" ;
  • si tu ne sais pas, renseigne-toi puis retourne vers la personne concernée. Ne la laisse pas sans réponse ;
  • relaye uniquement de l’information officielle et vérifiée ;
  • informe quant aux recommandations et positions de la fédération.