Organiser la vie de l'unité à distance

Cette année scoute se clôture et chacun commence à penser à la prochaine qui arrive dès septembre ! Nous n'avons malheureusement encore que peu d'informations concernant l'organisation de la rentrée. Néanmoins, il est déjà possible de commencer à la préparer, mais de manière un peu différente que d'habitude. En respect des règles actuelles, les réunions de préparation et d'organisation entre adultes (CU, réunion de staff, etc.) doivent se dérouler essentiellement en virtuel. Cela risque donc de chambouler un peu le débriefing des camps et le lancement de l'année scoute. Tu trouveras ci-dessous une série de ressources pour t'accompagner en tant qu’équipe d’unité :

  • Les conditions à respecter pour qu'une réunion puisse avoir lieu en présentiel après validation de l’animateur d’unité
  • Des idées pour débriefer les camps et composer les staffs de manière virtuelle
  • Des conseils pour garder les animateurs motivés pour l'année prochaine

Se réunir à distance autant que possible

Dorénavant, les réunions de préparation et d’organisation entre adultes (C.U., réunions d’organisation de la rentrée, conseils de staff, etc.) doivent se dérouler essentiellement en virtuel. 

Pour qu’une réunion de ce type puisse malgré tout avoir lieu en présentiel, il faut respecter les conditions suivantes : 

  • 10 personnes maximum.   
  • Port du masque obligatoire et distanciation à respecter.   
  • La durée de la rencontre doit être limitée au strict nécessaire.   
  • Seules les personnes nécessaires à la rencontre peuvent y participer.  
  • L’animateur de la réunion prévoit un registre de présence pour le tracing en cas de suspicion par la suite. Ces données sont conservées un mois. 
  • ET DERNIÈRE CONDITION : l’animateur d’unité doit confirmer que la réunion ne peut se tenir virtuellement et doit marquer son accord pour que celle-ci se déroule en présentiel. 

Mais comment être cohérent et légitime dans cette prise de décision ?

En se posant 3 questions :

1) Objectivement, pourquoi cette réunion ne pourrait-elle pas être réalisée virtuellement ? Y a-t-il des raisons techniques et/ou liées à la raison d’être de la réunion qui ne le permettraient pas ?  

  •   Exemple : rangement du matériel après le camp.  

2) Le présentiel a-t-il une plus-value indispensable (plus-value autre que l’argument de la convivialité) ? Le sujet de la réunion ne peut-il pas sereinement être traité par écrans interposés ? 

  • Exemple : une gestion de conflit importante. 

 3) Est-ce réellement impérieux ou cette réunion peut facilement être reportée à un moment ultérieur ?  Quel est le degré d’urgence ?   

Dernier conseil : explique tes décisions et tes raisonnements aux animateurs. On accepte toujours mieux les choses quand on les comprend. 

Composer les staffs et débriefer les camps virtuellement

La fin de cette année scoute particulière pointe le bout de son nez et avec elle, les questions relatives aux compositions des staffs commencent à émerger. Chaque année, de nouveaux animateurs viennent remplacer les anciens et permettent à notre fédération de perdurer. Cette année encore, les staffs vont se former. Les habitudes seront à bouleverser pour y parvenir en respectant les règles sanitaires en vigueur actuellement.  

La période pendant laquelle les staffs va se former commence maintenant et court jusqu’en septembre, avant la rentrée scoute. N’hésite pas à changer les habitudes de ton unité et à prendre le temps de préparer cette rencontre avec ton équipe d’unité. Tu fourniras ainsi un moment important aux animateurs : ils auront l’occasion de discuter, de se retrouver ou encore de se décider. 

Préparer la réunion en équipe d’unité

Imaginer le déroulement 

Une réunion qui se passe bien est une réunion bien préparée. Imagine une conduite de réunion comme tu le ferais pour n’importe quel conseil d’unité. C’est d’autant plus important si tu n’es pas très à l’aise avec les réunions à distance. 

  • Comment composer les staffs ?  
  • Quel dispositif utiliser ?  
  • Quels sont les points d’attention ?  

L’important est de définir comment peuvent s’articuler les différents moments. 

Identifier le moyen de mener la réunion à distance 

Peut-être as-tu déjà pris des habitudes de réunir un conseil d’unité confiné à moins que tu ne sois pas à l’aise avec ces technologies... Pas d’inquiétude, les animateurs auront une solution à te proposer. Les moyens de communication, ça les connait !  Appelle-les au secours et confie-leur la mission de trouver une solution technique.   

Et pour ceux qui ne les connaissent pas encore, ici des conseils et bonnes pratiques pour les réunions en ligne. 

Adapter votre animation 

Adapter votre réunion habituelle tout en gardant les techniques d'animation que tu connais :  

  • Des petits groupes de discussion (on se retrouve à 3 ou 4 sur Whatsapp  ou Messenger par exemple) ; 
  • Des rapporteurs qui font la synthèse des idées ; 
  • Des échanges en grand groupe ; 
  • Un tableau virtuel pour noter les idées (avec Padlet par exemple). 

Tu percevras l’importance de la préparation préalable. 

Désigner un facilitateur 

Une personne sera identifiée pour mener les discussions. Celle-ci sera suffisamment outillée et au clair avec le déroulement. Il peut s’agir d’une personne de l’équipe d’unité ou d’un animateur à l’aise avec les échanges en ligne. 

Porter une attention à chacun en cadrant l’animation 

Enfin, il faut que chaque animateur s’y retrouve et soit entendu. Les réunions en ligne ne permettent pas de percevoir ce que pensent, ressentent et vivent les animateurs, contrairement aux rencontres présentielles. Sois attentif à ce que chacun puisse s’exprimer : il y a des solutions pour lever la main virtuellement, poser des questions par écrit... Penses-y avant pour éviter la cacophonie et communique les règles dès le début de la réunion. 

Point d’attention pour composer les staffs

Constituer un staff équilibré et viable, ça ne s’improvise pas ! Faut que ça fonctionne au minimum 12 mois et les profils qui le composent doivent être les plus  complémentaires possibles. 

Cependant n’oublie pas, dans notre fédération, l’animateur d’unité est le responsable des ressources humaines. Il recrute, accueille, met en place et accompagne les animateurs. C’est donc l’équipe d’unité qui valide l’engagement définitif d’un nouvel animateur ou d’une nouvelle animatrice dans l’unité ou dans un staff.  

Comment s’y prendre ? 

Consulter et impliquer tout le monde 

Ça parait évident mais pour que tout le monde soit partie prenante dans le processus de composition des staffs et plus largement dans son job d’animateur durant toute l’année, veille à bien consulter chacun. Du jeune pionnier pas encore tout à fait animateur au vieux loup de mer passé par toutes les branches.  

Instaurer une ambiance décontractée 

Il suffit parfois de quelques détails pour rendre l’ambiance plus décontractée. En présentiel, peut-être as-tu l’habitude de proposer une boisson et des friandises à déguster pendant le conseil d’unité ? Et au fond, rien ne t’empêche de procéder de même en virtuel ! Un petit message pour prévenir chacun de se connecter au C.U. avec ses victuailles et le tour est joué ! À toi d’être créatif pour réinventer ce moment. 

Un petit jeu avant de commencer peut aussi mettre une ambiance sympa et décontractée. Qui plus est, s’il est « bien choisi » il peut même permettre d’aborder une thématique ou l’autre par la suite. 

Définir ensemble les besoins de chaque staff 

Avant de construire les staffs, prenez le temps tous ensemble de définir les besoins de chaque branche et le profil idéal du staff (nombre idéal d’animateurs en regard du nombre de scouts, compétences nécessaires pour animer cette branche…) 

Laisser chacun s’exprimer sur ses attentes 

Dans un premier temps, invite les animateurs à s’exprimer non seulement sur la ou les branche(s) dans laquelle/lesquelles ils souhaitent animer mais aussi sur leurs attentes par rapport au staff (exemple : que chacun soit présent à toutes les réunions, qu’on puisse se faire confiance dans le staff, que la communication soit facile…). Dans un second temps, tu peux également leur demander leurs affinités. 

Un coup de pouce ?

Voici une suggestion « clé sur porte » de conseil d’unité pour composer des staffs en permettant à chacun de trouver sa place tout en gardant un équilibre. Ce dispositif se déroule en 3 temps : « se connaitre », « se poser des questions » et « bouger bouger ». Quelques menues adaptations seront nécessaires pour rendre la chose réalisable en virtuel mais rien d’impossible. À ton clavier !

Garder les animateurs motivés

La motivation est sans aucun doute, l’ingrédient de base, pour qu’un animateur s’implique. Dans quelle mesure leur réalité de ces derniers est venue altérer celle-ci ? Profite de cet été pour discuter avec eux et leur rappeler que le meilleur reste à venir. 

Le cercle vertueux 

Les animateurs se sont réjouis de pouvoir partir en camp, ils ont inventé ou adapté les activités et ont fait vivre aux scouts des moments inoubliables. Pour sûr, même dans ces conditions coronesques, ils ont partagé de bons moments. Il faut s’appuyer là-dessus pour les garder motivés. C’est ce qu’on appelle le cercle vertueux, un bon tuyaux que nous avait partagé Manfred (LU005) pour garder les animateurs motivés ! 

Garder le lien  

On ne sait pas encore comment la rentrée va se passer, mais il est essentiel de veiller à garder des staffs prêts à se relancer. On te propose quelques pistes pour qu’ils restent positifs et engagés : 

  • Prendre des nouvelles des animateurs et animatrices, individuellement ou en réunion de staff ; 
  • Ecouter ce qu’ils ont vécu en camp et les aider à faire ressortir le positif, même si ça leur a semblé compliqué ; 
  • Les remercier (c’est super important !) pour leur investissement ; 

Du positif, rien que du positif! 

  • Chacun choisi une photo de son camp (ou un souvenir) qui lui rappelle un bon souvenir et la partage à son staff et son équipe d’unité en donnant quelques explications ; 
  • Définir un top 3 des activités scoutes qui me font le plus vibrer pendant l’année ; 
  • Ce dont je rêve pour mon staff cette année (dynamique, projet, relation...) ; 
  • Lancer une chaine : partager un mot positif sur un membre du staff ou une qualité... 
  • Evoquer une galère pendant l’année ou le camp et comment on s’en est sorti collectivement ; 
  • Faire le point sur tout ce qu’on a appris en animant et ce qu’on aimerait améliorer l’année prochaine. 

Et ceux qui ne sont pas partis en camps ? 

Si les animateurs n’ont pas fait de camps, il est d’autant plus important de garder le lien et de chercher à motiver les staffs pour l’année prochaine. Les conseils proposés ici restent pertinents, si ce n’est que les animateurs s’appuient sur l’année scoute écoulée plutôt que sur le camp. 

Comme tu le sais, la question de la rentrée 2020 reste fortement dépendante de l’évolution de la situation sanitaire.

À ce jour, nous ne savons pas encore sous quelles conditions les activités pourront être organisées à partir de septembre.

Néanmoins, nous sommes en contact régulier avec le cabinet de la ministre de la jeunesse et l’ensemble du secteur « Jeunesse » afin de prévoir cette rentrée et ses conditions. Tu recevras toutes ces informations par mail dès qu’elles seront disponibles.

À noter que des changements réguliers sont à prévoir au vu du caractère incertain du futur plus ou moins proche : nous te conseillons donc de prévoir plusieurs plans de secours et, si tu choisis de t’engager financièrement, d’opter pour une option ou tu pourras être remboursé en cas d’annulation/interdiction.