ONLINE VERSAMMLUNGEN

WIE STELLE ICH DAS AM BESTEN AN?

Online Versammlungen könnten einen wichtigen Teil unseres Alltags in den nächsten Tagen und Wochen ausmachen. Wie organisiert man diese Treffen am besten, damit nicht alle durcheinanderreden oder allgemeines Chaos ausbricht? Hier einige Empfehlungen:

Unsere Empfehlungen

1. DAS RICHTIGE WERKZEUG FÜR DIE VERSAMMLUNG WÄHLEN

Du kennst sicherlich Whatsapp und Messenger. Diese Apps sind allerdings meistens zu eingeschränkt. Nützlich sind sie nur, wenn die Teilnehmerzahl an der Videokonferenz gering ist. Zum Beispiel für ein kurzes Staffen oder um schnell etwas abzuklären. Ein Vorteil ist, dass sie quasi überall einsetzbar sind, dem Handy sei Dank.

  • Whatsapp
    • Die Nummer jedes*r Teilnehmer*in muss gespeichert werden.
    • Kontoerstellung und Download der App auf das Telefon. 
    • Maximal 4 Teilnehmer*innen
    • Kein Limit für die Anrufdauer
  • Messenger
    • Kontoerstellung und Download der App auf das Telefon. 
    • Maximal 50 Teilnehmer*innen
    • Kein Limit für die Anrufdauer

Du organisierst ein Staffen unter Leiter*innen, der Einheitsequippe, der Patrouille, …? Dann solltest du diese zwei Lösungen bevorzugen, falls die Teilnehmerzahl 10 Personen nicht übersteigt.

  • Google Hangouts
      • Ein Google Konto ist nur für den*die Anrufer*in notwendig (die anderen können via Link teilnehmen, ohne selbst ein Konto erstellen zu müssen).
      • Maximal 10 Teilnehmer*innen in der kostenlosen Version
      • Kein Limit für die Anrufdauer
  • Join.me
    • https://www.join.me/de Nur der*die Organisator*in der Versammlung muss ein Konto erstellen (der Rest kann Anhand eines Codes teilnehmen).
      • Maximal 10 Teilnehmer*innen in der kostenlosen Version
      • Kein Limit für die Anrufdauer

 

Du planst eine Versammlung für die gesamte Gruppe oder einen Einheitsrat? Hier findest du die besten Lösungen für größere Gruppen (> 10 Teilnehmer*innen).

  • Microsoft Teams 
      • Kontoerstellung notwendig, Benutzung über die Webversion 
      • Maximal 50 Teilnehmer*innen in der kostenlosen Version
      • Kein Limit für die Anrufdauer
  • Webex Meetings free
      • Kontoerstellung notwendig  
      • Maximal 100 Teilnehmer*innen in der kostenlosen Version
      • Kein Limit für die Anrufdauer
  • Jitsi
      • Kein Konto nötig 
      • Kein Teilnehmerlimit
      • Kein Limit für die Anrufdauer.
      • Einfacher Zugang per Smartphone 
  • Discord
      • Kontoerstellung und Download notwendig
      • Maximal 50 Teilnehmer*innen 
      • Kein Limit für die Anrufdauer

2. EURE VERSAMMLUNG PLANEN

Wählt den Termin aus, der für die meisten passt. Anhand von Doodle oder Framadate kann jede*r seine*ihre Verfügbarkeiten angeben, außerdem kann dort auch abgestimmt werden.

3. EINE STABILE INTERNETVERBINDUNG

Testet eure Verbindung und den Ton vorher. Nichts ist störender, als ein Verbindungsabbruch inmitten einer interessanten Diskussion.

Es kann auch passieren, dass zu viele User*innen gleichzeitig die selbe Plattform benutzen. Wir sind wahrscheinlich nicht die Einzigen, die sich versammeln müssen. Falls die Verbindung ständig stockt oder abbricht, sollte man die Plattform wechseln.

4. AUDIO IST WICHTIGER ALS VIDEO 

  • Wählt zuerst einmal eine stille Umgebung, damit ihr nicht ständig gestört werdet. Für den Komfort aller solltet ihr zumindest Kopfhörer benutzen. Damit werden Echos und Rückkopplungen vermieden. Ideal wäre es, ein Headset zu benutzen, da das Mikro eures PCs die Angewohnheit hat, sämtliche Umgebungsgeräusche aufzunehmen.
  • Das Mikro deaktivieren, wenn man nicht spricht: wenn ihr zahlreich an der Versammlung teilnehmt, kann es angenehmer sein das eigene Mikro stumm zu schalten, wenn man gerade nichts zu sagen hat. Klickt einfach auf das Mikrofon-Icon um es zu deaktivieren. 

5. KURZE UND DYNAMISCHE VESAMMLUNGEN

Kurze Versammlungen von maximal 2 Stunden sind effektiver. Falls ihr euch gewöhnlich 3 Stunden lang versammelt, raten wir dir die Versammlung in 2 x 1,5 Stunden zu splitten, und eine Pause zwischen dem ersten und dem zweiten Teil einzulegen. Übrigens hält euch nichts davon ab, euch kürzer aber dafür häufiger zu versammeln.  

Zögert übrigens nicht, eure Versammlungen anhand von Animationstools wie  KlaxoonMentimeterKahootScrumblrWooclap, … zu dynamisieren.

6. DIE ZIELE DER VERSAMMLUNG FESTLEGEN

Es scheint zwar selbstverständlich, aber es hilft zu Beginn der Videokonferenz noch einmal die Ziele und Erwartungen an die Versammlung in Erinnerung zu rufen. Auch sollte man sich zuvor über den Ablauf und die Regeln einigen. (Wer moderiert? Wer ist wann dran mit Reden? Etc.)

7. EINE*N MODERATOR*in/ANIMATOR*in BESTIMMEN

Online Versammlungen unterscheiden sich von traditionellen Versammlungen. Ruhigere Teilnehmer*innen werden sich weniger einbringen. Ein*e Moderator*in kann eine Lösung sein: er*sie stellt sicher, dass jede*r sich einbringt, er*sie leitet das Gespräch und kann die Versammlung jederzeit Unterbrechern. Dies ist nützlich, um sich zu vergewissern, dass alle noch immer online sind und um nachzufragen, ob jemand Fragen hat. Der*Die Moderator*in hält ebenfalls die Zeit im Auge. Ab 6 Teilnehmer*innen empfiehlt es sich eine*n Moderator*in zu bestimmen. 

Warum den*die Moderator*in nicht in einer Abstimmung ohne Kandidat*innen festlegen?

8. DAS WORT ERGREIFEN  

Es ist wichtig, entweder ein Symbol festzulegen, oder aber eine Reihenfolge zu bestimmen, wer wann spricht, damit jede*r zu Wort kommt. In einer Videokonferenz ist das Nonverbale nicht so ersichtlich, da die Webcam meistens nur das Gesicht oder den Oberkörper der Teilnehme*innen zeigt. 


Einige Ideen, wie ihr festlegen könnt, wer das Wort hat: 

  • Der*Die Moderator*in erteilt das Wort systematisch (Alphabetisch nach Vornamen, …) 
    • Die Teilnehmer*innen melden sich im Chat, wenn sie etwas sagen möchten.
    • Die Teilnehmer*innen geben ein Zeichen (Die Hand heben, winken, …) in die Kamera. Natürlich ist dies nur möglich, wenn sich alle sehen können. Jede*r legt sein*ihr Zeichen selber fest. Um die Atmosphäre der Konferenz aufzulockern, könnte man auch das Zeichen eines*r anderen Teilnehmer*in wählen. Das dürfte sicherlich die Aufmerksamkeit für die Gesten der anderen Teilnehmer*innen erhöhen.

9. SCHRIFTLICHES STRUKTURIEREN UND TEILEN DER NOTIZEN

Der Diskussions-chat kann von großem Nutzen sein. Wenn mehr als 4 Personen an der Versammlung teilnehmen, können dort Fragen gestellt, oder das Wort erbeten werden. 

Eventuell ist es eine gute Idee, einen Teil eures Bildschirms zu verwenden um euch Notizen zu machen. Zum Beispiel anhand eines gemeinsam genutzten Texteditors (Google Docs, Word online, Framapad). Dieses Dokument ist für alle sichtbar, und kann von jedem*r in Echtzeit editiert werden. Falls ihr gerade Aufgaben verteilt, könnte Trello euch dabei behilflich sein, auf dem aktuellen Stand zu bleiben was den Status der Aufgaben betrifft. 
  
Frei inspiriert von : https://www.vrt.be/vrtnws/nl/2020/03/13/online-vergaderen-en-onderwijzen-van-thuis-hoe-pak-je-dat-het-b/