Déclarer le camp dans Desk

Entre le 15 février et le 17 avril, déclare ton camp à la fédération via Desk, notre base de données administratives en ligne. 

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Qui remplit la déclaration ?

  • La déclaration de camp est généralement remplie par l’animateur responsable, mais peut l'être également par un animateur de section.
  • L’animateur responsable s’identifie dans Desk et sélectionne le menu spécifique Camps été.
  1. Teste ton accès à Desk et contacte le 21 si ton accès ne fonctionne pas.
  2. Pour le 17 avril au plus tard, termine ta déclaration de camp dans Desk. Ton animateur d’unité pourra alors la valider. Si ton camp n’est pas validé par ton animateur d’unité, ton camp ne sera pas reconnu comme un camp de notre fédération. Les participants au camp ne seront dès lors pas assurés.
  3. Début juin, rappelle à ton animateur d’unité d’encoder les intendants dans Desk.
  4. Après le camp, renseigne la participation effective des animateurs et des scouts dans Desk et renvoie le formulaire de demande de subsides à l’ONE avant le 30 septembre.
  1. En conseil d'unité, explique les démarches administratives pour les camps et discute du Code qualité de l’animation (CQA) avec tes staffs. Profitez-en pour le signer, si ce n'est pas encore fait. ;-)
  2. Vérifie que le compte bancaire de l’unité renseigné dans Desk est correct.
  3. Avant le 17 avril, assure-toi que les sections déclarent leur camp dans Desk et que chaque membre de staff ait signé son CQA.
  4. Avant le 31 mai, marque ton accord/désaccord pour le départ en camp de chaque section de ton unité.
  5. Avant le départ en camp, déclare les intendants dans Desk.
  6. Après les camps, assure-toi que les staffs remplissent bien les demandes de subsides à renvoyer à l’ONE avant le 30 septembre.

Quelles infos ?

1. Infos générales

  • unité, section
  • nom et descriptif du camp
  • type de camp (choix entre fixe ou itinérant)
  • type de logement (choix entre : sous toit, sous tente, mixte)
  • prix du camp
  • indiquer si la section organise un camp avec une autre section (ex : ZZ001L2)

4. Infos ONE

  • nombre de douches/bain, lits, extincteurs et sorties de secours de l’endroit de camp

Ton camp peut-il bénéficier des subsides ONE ?

2. Dates

  • dates de début et de fin du camp
  • éventuelles dates de début et de fin de pré ou postcamp (moment où les scouts ne sont pas présents)

5. Infos DNF

Via un module simple, nous te demanderons de positionner ton endroit de camp soit sur Google Maps soit sur une carte IGN sur internet. Cela nous permettra, entre autres, d’informer le DNF de ta venue si ton camp se déroule en Région wallonne. L’agent forestier te contactera par la suite.

3. Endroit de camp

  • nom et adresse du propriétaire et adresse du camp
  • contrat de location signé
  • choix de l’adresse de courrier
  • nom, coordonnées (GSM) et fonction de la personne de contact sur le camp (par défaut, c'est animateur responsable de section qui est renseigné)

6. Validation

Une fois ton camp déclaré, c’est à l’animateur d’unité de donner son accord pour que le camp ait lieu. Il peut également réserver sa décision s’il estime avoir besoin d’être rassuré sur la manière dont ton staff va s’organiser. Il peut même refuser que le camp se fasse s’il n’est pas convaincu qu’il pourra se dérouler dans de bonnes conditions.

Le staff d’unité peut marquer son accord même si la fédération n’a pas encore reçu le Code qualité de l'animation signé par l’ensemble du staff.

Avant le camp
  • Vérifie le listing de tes membres (intendants compris).
  • Inscris tes membres comme participants à ton camp.
  • Complète les paiements des participants.
Après le camp

Le camp pourra ainsi être reconnu comme stage pratique et comptabilisé dans le parcours de formation. Tu pourras aussi bénéficier des subsides ONE et les parents pourront bénéficier d’une déductibilité fiscale et d’un éventuel remboursement de leur mutuelle.